10 Möglichkeiten für eine bessere Intranet-Sucherfahrung
Der Artikel bietet 10 praxisnahe Empfehlungen zur Verbesserung der Sucherfahrung im Intranet, von der Schnell- und erweiterten Suche über Suchkategorien bis hin zu speziellen Suchanwendungen, um die Effizienz und Benutzerzufriedenheit zu steigern.
"Wer suchet, der findet" so sagt man. Allerdings ist es für viele Intranet-Anwender häufig eher ein enttäuschendes Erlebnis. Die gewohnte Sucherfahrung von Internetsuchmaschinen wie Google, Yandex und Bing, die in Sekundenschnelle Suchergebnisse zur Verfügung stellt, ist für viele User nicht mit der des Hashtag#intranets zu vergleichen. Ich habe hier 10 Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie Ihren Usern ein bessere Sucherlebnis im Intranet bereitstellen können.
Für einen Endbenutzer besteht die ideale Sucherfahrung darin, einige Schlüsselwörter in das Suchfeld einzugeben und sofort auf einer gut gestalteten Suchergebnisseite zu finden, wonach gesucht wurde. Aber leider ist dies bei Intranets selten der Fall. Stattdessen bewerten die Endbenutzer die Intranet-Suchfunktion häufig als ziemlich schlecht, weil es für sie schwierig ist, auf diese Weise relevante Informationen zu finden.
Aber es muss nicht so sein! Nachfolgend finden Sie zehn Empfehlungen, wie Sie mit begrenzten Ressourcen ein besseres Sucherlebnis im Intranet bereitstellen können. Unsere Erfahrung ist, dass die verschiedenen Beispiele unabhängig davon funktionieren, welche Intranet-Suchmaschine Sie verwenden.
1. Schnelle und erweiterte Suche
Um die Suchanforderungen von Endbenutzern zu erfüllen, empfiehlt es sich, zwei unterschiedliche Sucherlebnisse anzubieten. Zum einen eine schnelle Suchoption, die gut funktioniert, um Informationen zu finden, die dem Benutzer „nah“ sind, wie z. B. kürzlich aktualisierte Dokumente, am häufigsten besuchte Webseiten, auf den Benutzer ausgerichtete Nachrichtenartikel und mit dem Benutzer verbundene Kollegen.
Das zweite Szenario - für Anwendungsfälle, in denen ein Endbenutzer z. B. ein spezielles Dokument unter Hunderten von Dokumenten mit denselben Schlüsselwörtern oder ein bestimmtes Produkt basierend auf den Anforderungen eines Kunden, reicht die Schnellsuche oft nicht aus. Das Intranet benötigt daher auch eine erweiterte Suchalternative bei der Suchkategorien, Anpassungen, Vorschau, geförderte Suchergebnisse und ähnliche Funktionen ins Spiel kommen.
Unsere Erfahrung ist, dass Endbenutzer es zu schätzen wissen, dass ein Intranet sowohl eine Schnellsuche als auch eine erweiterte Suche hat: natürlich eng miteinander verbunden – aber mit unterschiedlichen Zwecken.
2. Suche nach Kategorien
In einem Intranet finden Sie Websites, Seiten, Dokumente, Communities, Personen, Prozesse und verschiedene andere Arten von Inhalten. Die genannten Inhalte wurden in bestimmten Kontexten erstellt oder verwendet, z. B. Teamzusammenarbeit, offizielle Dokumentation, Gespräche zum Wissensaustausch, persönliche Blog-Beiträge usw.
Eine gute Möglichkeit, diese Herausforderung zu lösen, ist die Verwendung von Suchkategoriern, wobei jede Kategorie nur Inhalte innerhalb eines definierten Bereichs zurückgibt. Suchkategorien können so eingerichtet werden, dass nur Dokumente, nur Nachrichtenartikel oder nur Kollegen angezeigt werden, die einem bestimmten Suchbegriff entsprechen.
Eine noch effektivere Methode besteht jedoch darin, Suchkategorien zu verwenden, um Suchergebnisse auch kontextbasiert anzuzeigen. Ein solcher Ansatz und eine solche Einrichtung würden es Endbenutzern beispielsweise ermöglichen, offizielle Dokumente von kollaborativen Dokumenten, in Communities geteilten Dokumenten oder über OneDrive verfügbaren Dokumenten zu trennen. Wenn Sie dann nach einer Unternehmensrichtlinie zum Thema Umwelt suchen, können Sie leicht das spezifische Dokument identifizieren, das die genehmigte Richtlinie zu diesem Thema ist.
3. Filterung von Suchergebnissen
Selbst wenn Sie Suchkategorien implementiert haben, können Endbenutzer immer noch Hunderte von Treffern erhalten, wenn sie nach häufig vorkommenden Begriffen suchen. Zur Unterstützung der User sollten Sie auch Filter oder Anpassungsoptionen implementieren, mit denen Sie Ihre Suche eingrenzen können. Filter können Eigenschaften von Suchtreffern wie Dateityp oder Datum der letzten Änderung sein, aber auch – und noch nützlicher – Metadaten, die sich auf Ihre Organisation und Ihr Unternehmen beziehen. Einige Beispiele hierfür könnten sein: Produkte, Abteilungen, Kompetenzen, Dokumenttypen, Projekttypen oder ähnliches.
Das Hinzufügen von Filtern zur Suchergebnisseite kann für Endbenutzer einen echten Mehrwert darstellen. Wenn der Benutzer beispielsweise nach Personen im Marketing sucht, können Sie Filter nach Fähigkeiten, Rollen, gesprochenen Sprachen oder ähnlichem setzen, um den richtigen Ansprechpartner zu finden. Oder der Endbenutzer kann Filter wie Land, Geschäftsbereich und Jahr verwenden, um das richtige Dokument bei der Suche nach Budget zu finden.
4. Suchfeedback
Auch wenn Sie Ihrer Intranetsuche Suchkategorien und Filter hinzugefügt haben, bedeutet dies nicht, dass jede Suche nach dem einzelnen Benutzer erfolgreich ist. Daher ist es auch sinnvoll, Endbenutzern ein Feeback zur Suchfunktion zu ermöglichen. Natürlich wird diese Funktion hauptsächlich verwendet, wenn jemand nicht findet, wonach er gesucht hat, und kann dadurch einem Suchadministrator wertvolle Informationen zur Verbesserung von Inhalt, Struktur oder Filtern liefern. Eine einfache Lösung kann z.B. Bieten Sie eine Such-Feedback-Schaltfläche auf der Suchergebnisseite an und lassen Sie den Benutzer seine Suche und die zurückgegebenen Treffer kommentieren. Ein zusätzliches Feature könnte auch sein, die Suchbegriffe und das Suchergebnis als statische Liste einzubinden. Dies gibt einen guten Einblick in die Herangehensweise des Benutzers an die Intranet-Suche. Wenn Sie Feedback erlauben, sind Sie natürlich auch dafür verantwortlich, die Suchfunktion kontinuierlich zu verbessern.
5. Beworbene Suchergebnisse
Im Internet ist man gewohnt, dass es sich bei einigen Sucherergebnissen um beworbene Ergebnisse handelt. Diese Methode kann man auch für das Intranet anwenden. Es ermöglicht Endbenutzern, bei der Suche nach definierten Begriffen zu einer bestimmten Ressource (Webseite, Dokument usw.) geleitet zu werden. Ein Beispiel könnte sein, den Benutzer zum offiziellen Verkaufsprozess der Organisation zu leiten, wenn er oder sie nach Begriffen wie „Verkauf“, „Verkaufsmethode“, „Verkaufstrichter“ oder „Verkaufsmodell“ sucht.
Durch die Verwendung von Promoted Search Results ist es auch möglich, Synonyme in dem Sinne zu behandeln, dass mehrere gemeinsame Suchbegriffe auf einen definierten Suchtreffer verweisen können.
6. Anzeige von Suchergebnissen
Wie sollen Suchergebnisse angezeigt werden, damit das gesuchte auch in der Masse der Suchergebnisse auch gefunden wird? Zuerst müssen Sie entscheiden, wo Sie Ihr Suchfeld platzieren möchten – normalerweise im oberen Banner Ihres Intranets – und dann können Sie damit beginnen, wie die Suchergebnisse angezeigt werden sollen. Häufige Überlegungen betreffen die Anzeige von Symbolen und Bildern, Eigentümer-Metadaten, Datum der letzten Änderung, eine Beschreibung eines Suchtreffers und ob das Schlüsselwort auf der Suchergebnisseite hervorgehoben werden soll.
Generell liefert die Schnellsuche-Alternative eine Liste mit einer definierten Anzahl von Suchtreffern innerhalb jeder Kategorie (Personen, Nachrichten, Dokumente etc.). Während die erweiterte Suche auch Anpassungsoptionen, beworbene Suchergebnisse, eine Such-Feedback-Schaltfläche und eine Seitensuche anzeigt. Durch die Gestaltung einer einfachen und übersichtlichen Suchergebnisseite wird die Suche optimiert und es Endbenutzern erleichtert, die gesuchten Informationen zu finden.
7. Spezielle Suchanwendungen
Eine gute Möglichkeit, die Intranetsuche noch intuitiver zu machen, besteht darin, Suchanwendungen einzurichten und bereitzustellen. Damit ist die Einrichtung der Suchfunktion mit definierten Optionen, innerhalb eines bestimmten Kontext gemeint.
Einige der häufigsten Beispiele für Suchanwendungen sind „Artikel suchen“ in einem News Center, „Produkte suchen“ in einem Produktkatalog oder einfach „Kollegen finden“ auf einer bestimmten Seite im Intranet. In jedem der Beispiele müssen die Suchanwendungen über definierte Filter und Anpassungen sowie eine für diesen Zweck gestaltete Suchergebnisseite verfügen.
Einen preiskundigen und deutschsprachigen Kollegen im Vertrieb zu finden, kann so schnell und einfach werden.
Unsere Erfahrung ist, dass Endbenutzer feststellen, dass diese Art der Suche einen großen Wert schafft, wenn Sie die Suchfunktion vom oberen Banner-Suchfeld auf eine Webseite als Anwendung verschieben. Wir empfehlen, Suchanwendungen zu verwenden, um das allgemeine Sucherlebnis im Intranet zu verbessern.
8. Multi-Device-Suche und Suchverbindungen
Die meisten modernen Intranet-Suchmaschinen ermöglichen das Durchsuchen mehrerer Datenquellen und bieten Zugriff auf verschiedene Systeme.
Wenn Ihr Intranet auf Microsoft 365 basiert oder stark in Microsoft 365 integriert ist, haben Sie mehr Möglichkeiten, wenn Sie zusätzliche Datenquellen in Ihre Intranetsuche einbeziehen möchten. Ohne zusätzliche Lizenzkosten können Sie lokale Dateifreigaben, lokales SQL, Azure SQL, Salesforce, ServiceNow und mehrere andere gängige Quellen hinzufügen.
Durch die Verwendung von Multi-Device-Suche und Suchverbindungen können Sie eine Unternehmenssuche haben, bei der Endbenutzer nur einen einzigen Suchpunkt für alle (oder zumindest die meisten) internen Datenquellen wünschen. Natürlich kann auch gewählt werden, ob die Suchergebnisse in einer gemeinsamen Liste angezeigt werden sollen oder diese in mehrere unterschiedliche Kategorien aufgeteilt werden sollen
9. Verstehen, was Benutzer benötigen
Eine gute Möglichkeit, Ihre Benutzer kennenzulernen, besteht darin, herauszufinden, nach welchen Informationen sie suchen, wenn sie die Suche verwenden. Relevante Berichte zu Suchmustern sind beispielsweise: die Gesamtzahl der durchgeführten Suchen, Top-Suchen, abgebrochene Suchen und Suchen ohne Ergebnisse.
Das Verfolgen der Anzahl von Suchvorgängen im Intranet kann verwendet werden, um Suchvolumen und -trends zu identifizieren und Zeiträume mit hoher und niedriger Suchaktivität zu bestimmen.
Die Überwachung der häufigsten Suchanfragen liefert Informationen darüber, nach welchen Arten von Informationen Endbenutzer suchen. Diese Informationen geben Ihnen einen Überblick darüber, was die Endbenutzergemeinschaft jetzt oder in einem bestimmten Zeitraum benötigt.
Abgebrochene Suchstatistiken zeigen Suchen mit einer niedrigen Klickrate, und keine Ergebnisberichte zeigen, welche Suchen keine Ergebnisse lieferten. In jedem Fall sind diese Informationen nützlich, um zu analysieren, welche Suchanfragen möglicherweise zu Unzufriedenheit der Benutzer führen, und um Bereiche aufzuzeigen, in denen die Inhaltssuche verbessert werden kann.
10. Kümmern Sie sich um den Inhalt
Eine gute Intranet-Sucherfahrung beginnt mit der Pflege des Inhalts. Dazu gehört die Verwendung von Metadaten, die als Filter und Anpassungsoptionen oder zur Implementierung von Suchkategorien bereitgestellt werden können.
Ein weiterer Aspekt der Pflege Ihrer Inhalte sind Überprüfungszyklen, um sicherzustellen, dass die Inhalte relevant und korrekt sind, und das Kennzeichnen veralteter Seiten oder Dokumente. Wir empfehlen außerdem, dass Sie überwachen, ob das Intranet Inhalte enthält, die selten verwendet werden, und versuchen Sie in diesem Fall herauszufinden, was Sie dagegen tun können.
Zur Verbesserung der Auffindbarkeit empfehlen wir, Webseiten und Dokumente mit Titeln zu versehen, die den Inhalt beschreiben. Versuchen Sie, einen aufgabenorientierten Ansatz zu verwenden, und beschreiben Sie, warum jemand eine bestimmte Seite besuchen möchte. Wenn Sie sicherstellen, dass alle Seiten auch eine Zusammenfassung haben, die Schlüsselwörter enthält, wird die Auffindbarkeit über die Suche verbessert.
>> Dieser Artikel wurde zuerst auf LinkedIn veröffentlicht und ist dort hinter diesem Link zu finden: https://www.linkedin.com/pulse/10-m%25C3%25B6glichkeiten-f%25C3%25BCr-eine-bessere-martin-r%25C3%25B6vekamp/
>> Das Titelbild wurde mit Midjourney generiert.
