5 Tipps wie ein Intranet die Personal- und Führungsverantwortlichen unterstützen kann

In unseren heutigen schnelllebigen Arbeitsumgebungen ist es von größter Bedeutung, dass Personal- und Führungsverantwortliche die notwendigen Tools und Ressourcen haben, um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv zu unterstützen. In diesem Artikel gehe ich darauf ein, wie ein die Personal- und Führungsverantwortlichen unterstützen kann - vom O neuer Mitarbeiter, über die Bereitstellung von benötigten Anleitungen bis hin zum Überblick über das Unternehmen und der Wissensvermittlung für alle Mitarbeiter.

Pre-Bording und Onboarding

Mit zukünftigen Mitarbeitern kann man bereits vor dem eigentlichen Onbarding digital kommunizieren und diesen Informationen und Inhalte zur Verfügung stellen. Mit einem Onboarding-Portal lassen sich Inhalte und Informationen anhand des Einstellungsprozesses strukturiert aufbereiten.

In dem Onboarding Portal im Omnia-Intranet gibt es neben den Willkommens-Videos für die jeweiligen Mitarbeiter aufbereitete Inhalte. Ihnen werden die Aufgaben, Informationen, Dokumente und Kurse, gegliedert nach Tag, Woche, etc. übersichtlich angezeigt. Dies unterstützt die sorgfältige Einarbeitung und trägt maßgeblich dazu bei, dass sie sich in ihrem neuen Arbeitsumfeld schnell zurechtfinden, sich motiviert und gut aufgehoben fühlen und somit ihr volles Potenzial entfalten können.

Durch die Möglichkeit, Aktivitäten mithilfe von Lesebestätigungen zu verteilen, können Unternehmen sicherstellen, dass die neuen Mitarbeiter die wichtigsten Informationen erhalten und diese auch tatsächlich gelesen haben.

Das Portal verfügt auch über den persönlichen Profilbereich. Die neuen Mitarbeiter können in den ersten Tagen ihr Profil vervollständigen, NewsChannels abonnieren und Interessen angeben, die die zielgerichtete Informationsverteilung über unterstützen.

Links zu mobilen Apps in den unterschiedlichen AppStores sind mit abgebildet und können von den Mitarbeitern einfach gescannt werden, ohne lange Suchen zu müssen.

Beim ersten Besuch im Intranet wird den Nutzer ein -Fenster angezeigt. Dort können die neuen Mitarbeiter grundsätzliche, wichtige Informationen zu dem Intranet oder dem neuen Bereich erhalten.

So können sich die neuen Mitarbeiter in kurzer Zeit in das Onboarding Portal einfinden und direkt mit dem eigentlichen Onboarding-Prozess beginnen.

Best Practices

Mithilfe von Handlungsempfehlungen (Best Practises) und übersichtlich strukturierten Organisationsinformationen kann man (neuen) Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtern.

Eine wichtige Grundlage hierfür ist das Mitarbeiterhandbuch. Dort erhält man nicht nur einen Überblick über die Unternehmenskultur, sondern anhand von Leitfäden, Regeln, Ansprechpartner-Übersicht, etc. weiß man direkt, wen man ansprechen kann. Früher musste man sich durch viele Seiten in DIN A4 Ordnern blättern und danach einen Laufzettel abzeichnen. In einem sollte dieses Mitarbeiterhandbuch im Intranet zentral zu finden sein. Grafisch gut aufbereitet, für verschiedene Endgeräte nutzbar, ist es ein wichtiges Informationstool für alle Mitarbeiter. Mit der der digitalen Lesebestätigung kann es dann auch den Onboarding Prozess für Vorgesetzte und Mitarbeiter vereinfachen.

Eine weitere wichtige Informationsquelle für neu hinzugekommene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Organisationsstruktur in Form eines Organigramms. Außerdem sollte es möglich sein, in dem Organigramm direkt zu den verschiedenen Bereichen und Abteilungen navigieren zu können.

Bei Unternehmen mit mehreren Standorten ist eine Standortübersicht zu empfehlen. Eine Standortseite sollte dann neben den Ansprechpartnern, Adressen, Anreise-Empfehlungen, Abteilungen und z.B. auch lokale Hotel- und Gastronomieempfehlungen anbieten.

Besonders hilfreich ist auch eine Personen- und Kollegensuche, über die man zum Beispiel gezielt Kolleginnen und Kollegen finden kann, die ausgesuchte Sprachkenntnisse besitzen oder in bestimmten Bereichen Spezialisten sind.

Zudem unterstützt eine Prozessübersicht neue Mitarbeitende dabei, sich schnell in die Arbeitsabläufe und -prozesse des Unternehmens einarbeiten zu können. Hier werden nicht nur Informationen zu Prozessen und Handlungsempfehlungen gegeben, sondern auch Hinweise zu erforderlichen Vorlagen und den zuständigen Prozessverantwortlichen gegeben.

Eine gute Einarbeitung ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf lange Sicht.

Schulungs Center / Wissensaufbau

Die permanente Fortbildung ist gerade in der heutigen Zeit ein gewichtiges Thema. Um die Mitarbeiter auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen, empfiehlt es sich, ein Schulungsangebot - am besten über ein Schulung-Center im Intranet - aufzubauen.

In dem Schulungs-Center können Kurse, Videos und Mikro-Kurse zum Selbststudium zur Verfügung gestellt werden. Der Kurskatalog sollte dabei übersichtlich gestaltet sein und nach Themenbereichen sortiert werden. Ebenso sollte eine Suche mit Filtermöglichkeiten angeboten werden, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gezielt nach bestimmten Kursen suchen können. Externe Lerninhalte bzw. Kursangebote wie z.B. Linkedin Lerning können hier auch mit eingebunden werden.

Eine Kalenderansicht kann dabei helfen, Übersicht über anstehende Schulungen, Meetings und andere Events zu behalten. Pro Kurs sollte eine Anmeldeseite zur Verfügung stehen, auf der Informationen zu Ort, Zeit und Ansprechpartnern bereitgestellt werden.

Doch ein Intranet kann noch viel mehr, als nur Schulungen anzubieten. Bei meinen Anforderungsworkshops wurde häufig der Wunsch geäußert, Geburtstage, Jubiläen, anzuzeigen, neue Mitarbeiter vorzustellen und Beförderungen zu berichten. Dadurch kann die Identifikation mit dem Unternehmen, das gemeinsame Miteinander sowie das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesteigert werden.

Ein weiterer Punkt um interne Kommunikation zu fördern und Wissen zu teilen, sind . Hier können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abteilungsübergreifend über unterschiedliche Themen austauschen und ihr Wissen erweitern. Durch die Möglichkeit, dass sich die aktivsten Moderatoren, und Autoren über Gamifikation-Funktionen auszeichnen können, wird auch das Engagement und die Motivation gesteigert.

Mitarbeiterfeedback

In vielen Unternehmen stellt das Wissensmanagement eine große Herausforderung dar. Es geht darum, die verschiedenen Informationen und Erfahrungen der Mitarbeiter zu bündeln und transparent zu machen, damit das Unternehmen daraus lernen und profitieren kann. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Beteiligung der Mitarbeiter. Doch wie kann man diese fördern und welche Möglichkeiten gibt es?

1. Mitarbeiterbeteiligung durch Feedback-Funktionen

Eine Möglichkeit, die Mitarbeiter mehr zu beteiligen, besteht darin, sie zu Feedback zu animieren. Auf diese Weise können sie Fehler in Vorlagen und anderen Dokumenten, auf Seiten oder sonstigen Inhalten aufspüren und diese über Feedback-Funktionen einsammeln. Hierfür können beispielsweise spezielle Tools eingesetzt werden, die direkt im Intranet integriert sind. Durch diese einfache Maßnahme können Mitarbeiter aktiv zum Aufbau einer Wissensdatenbank beitragen und ihr Wissen und ihre Erfahrungen dokumentieren.

2. Innovationsmanagement durch Kommentare und Feedback-Funktionen

Um das Innovationsmanagement zu fördern, bieten sich Kommentare und Feedback-Funktionen auf internen Produktseiten, Communities und Chats an. Hier können Mitarbeiter Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Erfahrungen teilen und direkt diskutieren. Durch den Austausch untereinander können Innovationen und Prozessverbesserungen angestoßen und vorangetrieben werden. Das fördert nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

3. Interesse an zur Verfügung gestellten Informationen aufrechterhalten

Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch langfristig motiviert bleiben und sich aktiv am Wissensmanagement beteiligen, ist es wichtig, das Intranet, die News, Vorlagen und Informationen immer aktuell zu halten. Dies bedeutet nicht nur die regelmäßige Aktualisierung der Inhalte, sondern auch die Entwicklung von attraktiven und leicht verständlichen Formaten. So können beispielsweise Videos, Illustrationen oder Infografiken eingesetzt werden, um das Interesse der Mitarbeiter zu wecken und das zur Verfügung gestellte Wissen verständlich und anschaulich darzustellen.

4. Stimmung im Unternehmen einsammeln

Um auch die Stimmung im Unternehmen zu erfassen oder andere Meinungen einzuholen, können digitale Umfragen und Fragebögen eingesetzt werden. Hier können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Meinungen, Stimmungen und Wünsche anonym und schnell teilen. Die Auswertung der Ergebnisse ermöglicht ein frühzeitiges Eingreifen von Führungskräften und das Aufzeigen von Handlungsfeldern.

Informationen für alle

Die vorgenannten Maßnahmen erzielen aber nur das erwünschte Ergebnis, wenn auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreicht werden, egal ob sie am Desktop arbeiten oder in Werkhallen tätig sind.

Mitarbeiter mit Bildschirmarbeitsplatz

Für Mitarbeiter, die am Desktop arbeiten, ist das Intranet die ideale Plattform, um auf wichtige Informationen, Dokumente und Schulungen zuzugreifen. Stellen Sie sicher, dass das Intranet leicht zugänglich, intuitiv bedienbar und regelmäßig aktualisiert wird.

Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeitsplatz, z.B. Frontline-Worker

Für Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einem festen Bildschirmarbeitsplatz haben, bietet sich eine mobile Applikation (z.B. die Omnia Feed App) an. Diese kann auf dem Smartphone oder Tablet installiert werden und ermöglicht den Zugriff auf wichtige Informationen und Weiterbildungsangebote.

Mitarbeiter die mit MS Teams arbeiten

Für Mitarbeiter, die Microsoft Teams nutzen, bietet sich die Integration in die Plattform an. In der Teams App können dann die gesamten Intranet Angebote sowie prozessbedingte Formulare über Power Apps etc. bereitgestellt werden.

Mitarbeiter in der Produktion

Für Mitarbeiter, die in der Produktion arbeiten und auf keine digitalen Endgeräte zugreifen können, bietet sich Digital Signage an. Hierbei werden Displays in Werkhallen, Kantinen etc. aufgestellt, die ausgewählte für diese Zielgruppe relevante Informationen anzeigen.

Spezielle Mitarbeitergruppen

Je nach Interessengruppe oder Funktion können Newsletter das Mittel der Wahl sein. Inhalte des Intranets können regelmäßig als Newsletter per E-Mail an verschiedene Zielgruppen versandt werden.

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>> Das Titelbild wurde mit Midjourney generiert.

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