6 Möglichkeiten, ein Qualitätsmanagementsystem in Microsoft 365 zu nutzen

Ein Qualitätsmanagementsystem soll die Mitarbeiter dabei unterstützen, so zu arbeiten, dass es einem Unternehmen zufriedene Kunden und langfristig mehr Ertrag und Gewinn sichert. In diesem Artikel zeige ich an verschiedenen Beispielen, wie Sie dies mit einer Lösung in Microsoft 365 realisieren können.

Ausgangslage

Sie können sich sicherlich erinnern, dass ein gekauftes Produkt oder eine Dienstleistung Ihren Erwartungen nicht entsprochen hat. Vielleicht war es ein defektes Sofa, ein lauter Kühlschrank, schlechte Turnschuhe oder ein Essen, nach dessen Genuss sie sich schlecht gefühlt haben. Was auch immer es war, Sie waren wahrscheinlich enttäuscht, vielleicht haben Sie sich beim Verkäufer beschwert, und vielleicht haben Sie auch Familie, Freunden oder Social-Media-Followern von dem Vorfall erzählt.

Dies zeigt, warum alle Unternehmen die Qualität ihrer Produkte und durch ein entsprechendes Mamangementsystem überprüfen und sichern sollten. Problemen wird so vorgebeugt und Kundenenttäuschungen werden vermieden.

Durch die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden Leistungen in gleichbleibend guter Qualität erhalten. Im Gegenzug kann die Lösung auch zu einer Reduzierung kostspieliger Fehler, einem verbesserten Mitarbeiterengagement, einem effektiven Wachstumsmanagement und höheren Einnahmen führen.

Aber die beste Nachricht hier ist, dass es weder schwierig noch teuer sein muss, eine solche Lösung zu implementieren.

1. Visualisieren Sie Prozesse für mehr Kundenorientierung

Das Qualitätsmanagementsystem beginnt und endet mit den Bedürfnissen der Kunden. Es wird Ihnen helfen, potentielle Kunden, d.h. Organisationen mit spezifischen Bedürfnissen in zufriedene Kunden zu verwandeln.

Für die meisten Unternehmen geschieht dies durch die Definition und Visualisierung der Geschäftsprozesse und die Bereitstellung von Anleitungen für die Mitarbeiter, „wie wir arbeiten“. Die Prozesse geben einen Überblick darüber, wie Ihre Organisation aufgebaut ist, wie die einzelnen Funktionen zusammenwirken und wie Ihr Unternehmen Wert für Kunden schafft.

Das Qualitätsmanagementsystem muss daher in der Lage sein, Sie bei der Definition und Visualisierung von Prozessen zu unterstützen, z.B. bei:

• Entwicklung,
• Marketing,
• Vertrieb,
• Produktion und
• Lieferung von Produkten und Dienstleistungen
• Personalentwicklung,
• Finanzverwaltung
• Geschäftsvermittlung

Mit einem Prozessmanagement können Sie alle durchzuführenden Aktivitäten organisieren und beschreiben. Gemeinsam mit Dokumenten, Formularen, Tools, Vorlagen, Schulungsressourcen und mehr, stellen Sie den Mitarbeitern benutzerfreundlich Best Practices zur Verfügung.

2. Governance-Modelle schaffen Vertrauen

Es ist von großer Bedeutung, dass der Inhalt des Qualitätsmanagementsystems aktuell und korrekt ist, damit Endbenutzer wissen, dass sie den Informationen vertrauen können, die sie finden.

Um dies sicherzustellen, sollten Sie ein Governance-Modell mit Richtlinien implementieren, die definieren, wie Prozesse, Dokumente, Webseiten usw. während ihres Lebenszyklus verwaltet werden. Dies kann die Aspekte wie z.B. beschreibende Informationen, Sicherheitsstempel, Authentifizierung, Revision, Archivierung usw. umfassen.

Omnia verfügt über ein starkes Konzept zur Implementierung Ihres Governance-Modells für die Verwaltung von Inhalten. Es unterstützt die Einrichtung von Informationsrichtlinien für Prozesse, Dokumente etc. mit wichtigen Aspekten, wie z.B.

• Vorlagen,
• Eigenschaften,
• Genehmigung,
• Überprüfung,
• Archivierung,
• Speicherung usw.

Omnia bietet auch die Rückverfolgbarkeit aller Inhalte von der Erstellung bis zur Fertigstellung mehrere Jahre später, sodass z.B. alle Ereignisse im Zusammenhang mit einem bestimmten Dokument nachvollziehbar sind.

3. Mitarbeiterentwicklung und eine Kultur, in der Qualität an erster Stelle steht

Ein Qualitäts- und Geschäftsmanagement umfasst nicht nur die strukturierte Verwaltung von Prozessen, Richtlinien und Verfahren, die Lösung muss auch die Annahme und Umsetzung von Best Practices, die Entwicklung von Mitarbeitern und die Etablierung einer qualitätsorientierten Kultur unterstützen.

Ein Beispiel hierfür, ist die strukturierte Bereitstellung von Lernmitteln, die Ihren Mitarbeitern helfen können, sich zu verbessern und im Laufe der Zeit zuerst eine Unternehmensphilosophie der Qualität einzuführen.

In Omnia können Sie ein Lernzentrum erstellen und interne und externe Präsenz- oder Online-Kurse anbieten und als Self-Service Videos und Mikrokurse bereitstellen. Ein Schritt-für-Schritt-Mikrokurs kann Inhalte wie Text, Bilder, Videos, Links und mehr mischen und ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Mitarbeitern zu helfen, die bewährte Arbeitsweisen zu erlernen.

Um die Einrichtung der Mikrokurse weiter zu verbessern, bieten sich Möglichkeiten wie ein Wissenscheck für jeden Kurs, eine Q&A-Funktion oder die Möglichkeit, die Mikrokurse zu bewerten und die am besten bewerteten Themen zu markieren.

4. Schaffen Sie Erfolg innerhalb des Projektportfolios

In den meisten Organisationen und insbesondere in projektorientierten Unternehmen sind Einnahmen und Gewinne eng mit der Effizienz der abgewickelten Projekte verbunden. Dies gilt nicht nur für den Erfolg laufender Projekte, sondern auch für die durch das Unternehmen vorgegebene Projektstrategie.

In diesen Unternehmen ist die Definition und Umsetzung von Projektmodellen ein wichtiger Bestandteil des Managementsystems, um den operativen Erfolg sicherzustellen. Dazu gehören häufig auch Modelle zur Messung des Projekterfolgs im Hinblick auf seinen Beitrag zu den strategischen Zielen der Organisation.

Wenn Sie Omnia verwenden, erhalten Sie nicht nur eine gute Unterstützung bei der Definition dieser Modelle, sondern auch bei der Erstellung von Templates für die Teamerstellung in Microsoft Teams. Neue Projekte können über Vorlagen mit Funktionen zum Skizzieren und Planen von Aufgaben, zum Bereitstellen von Dokumentvorlagen, zum Kontrollieren der Ergebnisse, zum Anzeigen des Projektfortschritts, zum Teilen von Informationen mit Projektbeteiligten und mehr erstellt werden.

5. Arbeiten Sie mit kontinuierlichen Verbesserungen

Bei der Arbeit mit kontinuierlicher Verbesserung geht es hauptsächlich darum, eine Denkweise zu implementieren, bei der Sie immer nach besseren Möglichkeiten suchen, Dinge zu tun. Die Bemühungen, Ineffizientes zu identifizieren und zu verbessern, müssen die gesamte Organisation umfassen, vom CEO bis zu den Mitarbeitern an vorderster Front. Das gilt übergreifend von der Gesamtstrategie bis hin zur Ressourcennutzung in der Produktion. Wenn es gelingt, eine Kultur einzuführen, in der Qualität an erster Stelle steht, werden Gewinne erzielt, die gleichermaßen aus Einsparungen und Effizienzsteigerungen entstehen.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Optimierung des Qualitätsmanagementsystems zu fördern. Aus Benutzersicht sollte es einfach sein, Vorschläge einzureichen und zu nachzuverfolgen, an Verbesserungen mitzuarbeiten und Indikatoren zu sehen, die beschreiben, „wie es uns geht“. Auf oberer Ebene benötigt das Unternehmen einen definierten Prozess, um die Auswirkungen der vorgenommenen Änderungen schnell zu analysieren, zu priorisieren, bei Bedarf zu korrigieren und zu überwachen.

Omnia unterstützt dabei, Verbesserungen zu erkennen, informiert, wie mit diesen zu arbeiten ist und ermöglicht die Verwendung der jeweiligen Prozesse in Microsoft Teams. Die Lösung kann auch Vorschläge für Prozesse, Aktivitäten, Anweisungen, Checklisten usw. erfassen und managen. Somit erhalten Prozessverantwortliche direktes Feedback und können ihre Prozesse damit kontinuierlich verbessern. Darüber hinaus bietet Omnia die Möglichkeit, Kennzahlen und Reports in der Qualitätsmanagementlösung zu nutzen.

6. Einbeziehung und Beteiligung der Mitarbeiter

Bevor Ihr Qualitätsmanagementsystem in Microsoft 365 implementiert wird, sollten Sie sicherstellen, dass die Lösung alle Mitarbeiter erreicht.

Dies kann kniffliger sein als erwartet, insbesondere wenn Ihre Belegschaft eine Mischung aus Angestellten und gewerblichen Kräften, Betriebsmitarbeitern, Zeitarbeitern und anderen Arten von Mitarbeitergruppen ist. Einige dieser Mitarbeiter haben möglicherweise keinen physischen Standort oder keinen PC oder kein anderes Gerät, um auf das System oder sogar auf ein Microsoft 365-Konto zuzugreifen.

Omnia sorgt dafür, dass die Lösung alle Mitarbeiter erreicht, indem es auch Benutzer verwaltet, die kein AD-Konto oder keine Microsoft 365-Lizenz haben, einschließlich On-/Offboarding-Prozesse sowie Berechtigungen und User-Verwaltung.

Omnia unterstützt AD-Konten, Kaizala-Konten und integrierte Omnia-Konten, und Benutzer können sich mit der Authentifizierung von Drittanbietern wie Facebook oder Google anmelden oder eine „PIN“ auf einem Mobiltelefon erhalten. Unabhängig davon, welche Authentifizierungsmethode verwendet wird, kann Omnia Benutzern Zugriff gewähren, ganz gleich, ob ihnen eine M365-Lizenz zugewiesen wurde oder nicht.

Omnia kann QR-Codes auf einschlägigen Intranetseiten oder auf öffentlichen Informationstafeln veröffentlichen, um Nutzer so einfach wie möglich in den Bereich des Qualitätsmanagementsystems oder z.B. zu der Downloadseite für die Omnia Mobile App zu bringen.

Wenn Sie Omnia und Microsoft 365 für Ihr Qualitätsmanagementsystem verwenden, können alle Endbenutzer

• an Prozessen teilnehmen,
• mit kontrollierten Dokumenten arbeiten,
• Lernressourcen nutzen,
• an Projekten mitarbeiten,
• Verbesserungsvorschläge einreichen usw.

Und das per Webbrowser, in Microsoft Teams, in der Omnia mobile App, in der Teams mobile App und über digitale Infoscreens.

Wenn die Lösung über sämtliche Kanäle und für alle Benutzer verfügbar ist, haben Sie eine gute Basis, um nicht nur eine gute Lösung für Ihr Qualitätsmanagement, sondern auch eine Kultur zu etablieren, in der Qualität an erster Stelle steht.

Fazit:

Um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen für Kundenerfolg und -zufriedenheit sorgen, benötigen Sie ein Qualitätsmanagementsystem. Und wie oben erwähnt, muss der Weg dorthin nicht schwierig oder teuer sein. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Omnia Ihnen helfen kann, guten Service und eine qualitätsorientierte Philosophie zu etablieren, sprechen Sie mich an.

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>> Dieser Artikel wurde zuerst auf LinkedIn veröffentlicht und ist dort hinter diesem Link zu finden: https://www.linkedin.com/pulse/6-m%25C3%25B6glichkeiten-ein-qualit%25C3%25A4tsmanagementsystem-365-zu-nutzen-r%25C3%25B6vekamp/

>> Das Titelbild wurde mit Midjourney generiert.

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