Komfortable SharePoint Berechtigungsverwaltung
DeliverPoint erweitert die SharePoint-Berechtigungsverwaltung, indem es spezialisierte Werkzeuge für IT-Experten und Inhaltsverantwortliche bietet. Es ermöglicht detaillierte Berichte und effiziente Verwaltung von Freigabelinks und Gruppenmitgliedschaften, einschließlich der Erstellung von Snapshots für Berechtigungen.
Erweiterte SharePoint-Berechtigungsverwaltung mit DeliverPoint
Die Basisfunktionalität des SharePoint-Berechtigungssystems ist durchaus solide. Bei komplexeren Bedürfnissen jedoch erreicht man rasch dessen Grenzen, was den Einsatz spezialisierter Tools zur Erweiterung der Funktionalität erforderlich macht.
Die derzeit verfügbaren Berechtigungswerkzeuge für SharePoint Online und SharePoint On-Premises bieten vor allem IT-Experten Unterstützung, um Berechtigungen aus einer Governance-Perspektive zentral zu steuern. Mein Anliegen war es, ein Tool zu finden, das sowohl umfassende Berichts- und Verwaltungsfunktionen für Berechtigungen bereitstellt, als auch Inhaltsverantwortlichen – wie Eigentümern von SharePoint-Websites, Administratoren von Websitekollektionen oder Teams-Eigentümern – ermöglicht, Berechtigungen effizient zu verwalten und zu überwachen, besonders bei Veränderungen in ihren Teams.
Brett Lonsdale von Lightning Tools hat mir auf der ESPC DeliverPoint vorgestellt. Nach einer eindrucksvollen Demonstration konnte ich das Tool in meiner eigenen Testumgebung evaluieren.
Verwaltung von Freigabelinks
Das Bedürfnis, Freigabelinks auf Websites effektiv zu verwalten, wird häufig von Website-Eigentümern geäußert. Diese Links werden oft für Listen, Bibliotheken, Ordner und Dateien auf SharePoint-Websites und in OneDrive erstellt. Viele Kunden verwalten Hunderte oder sogar Tausende von Dateien und Ordnern auf einer einzelnen Site und führen Zehntausende innerhalb einer Website-Kollektion oder eines SharePoint-Hubs. Die Herausforderung besteht darin, eine Lösung zu finden, die eine umfassende Suche nach Freigabelinks über die gesamte Site oder Bibliothek ermöglicht, anstatt jedes Dokument einzeln zu überprüfen. DeliverPoint adressiert genau dieses Bedürfnis. Es ermöglicht Websiteeigentümern, direkt auf der Website einen detaillierten Bericht über Freigabelinks zu erstellen, der aufzeigt, wer den Link geteilt hat, wann dies geschah und welcher Art der geteilte Link ist. Darüber hinaus lassen sich Freigabelinks anpassen, Ablaufdaten festlegen, zugriffsberechtigte Konten ändern oder Links ganz entfernen. Dieser Bericht kann auch über mehrere Site-Collections und OneDrive hinweg erstellt werden.
Auflistung von Entra-Gruppen in Berechtigungsberichten
Die Auflistung von Entra-Gruppen (ehemals AD Security Groups) in Berechtigungsberichten stellt ein weiteres verbreitetes Anliegen dar. Während standardmäßige SharePoint-Berechtigungsberichte den Zugriff einer Entra-Gruppe auf eine Site anzeigen, fehlen Informationen über deren Mitglieder. DeliverPoint behebt dieses Problem, indem es nicht nur alle Gruppen, einschließlich verschachtelter Entra-Gruppen, auflistet, sondern auch deren Mitglieder sichtbar macht. Dadurch können Website-Eigentümer die Berechtigungen aller Benutzer in Echtzeit oder über geplante Berichte präzise nachvollziehen.
Zentralisierte Berechtigungsverwaltung
Neben der spezifischen Berechtigungsverwaltung innerhalb einer Site ermöglicht DeliverPoint auch die Berichterstattung und Verwaltung von Berechtigungen für Website-Kollektionen über ein übersichtliches Dashboard. Es stellt sich der Herausforderung, Echtzeitberichte für umfangreiche Umgebungen zu generieren, indem es die Erstellung geplanter Berichte vorsieht. So müssen Anwender nicht warten, bis ein Bericht fertiggestellt ist; sie erhalten stattdessen eine Benachrichtigung per E-Mail und können den Bericht in DeliverPoint öffnen.
Snapshot-Funktion für Berechtigungen
Besonders hervorzuheben ist die Snapshot-Funktion, die es ermöglicht, einen Zustandsbericht der Berechtigungen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erstellen. Bei Änderungen der Berechtigungen kann der aktuelle Zustand mit dem Snapshot verglichen und dieser bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Weitere nützliche Funktionen
Neben den oben genannten Hauptmerkmalen bietet DeliverPoint eine Vielzahl weiterer Funktionen und Berichte, wie zum Beispiel den Vergleich von Berechtigungen zwischen verschiedenen Sites, die Verwaltung externer Benutzer, Berichte über nicht lizenzierte SharePoint-Nutzer und über deaktivierte Benutzerkonten.
Integration von MS Copilot
Seit seiner Einführung im Jahr 2007 hat DeliverPoint kontinuierlich an Funktionalität und Leistungsfähigkeit gewonnen. In einer Zeit, in der viele Unternehmen die Implementierung von MSCopilot planen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle SharePoint-Berechtigungen ordnungsgemäß verwaltet werden, bevor MS Copilot eingeführt wird."
>> Dieser Artikel wurde zuerst auf LinkedIn veröffentlicht und ist dort hinter diesem Link zu finden: https://www.linkedin.com/pulse/komfortable-sharepoint-berechtigungsverwaltung-martin-r%25C3%25B6vekamp-wygze/
>> Das Titelbild wurde mit Midjourney generiert.
