Microsoft 365 Einführung und Migration für kleine Unternehmen

Inhaltsverzeichnis:

Vorteile von Microsoft 365 für kleine Unternehmen
Vorbereitung auf die Microsoft 365-Migration
Auswahl des richtigen Microsoft 365-Plans
Datenmigration zu Microsoft 365
Einrichtung von Microsoft 365-Diensten
Schulung und Einführung für Mitarbeiter
Sicherheit und Compliance in Microsoft 365
Fazit
Referenzen

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In der heutigen digitalen Geschäftswelt hat die Microsoft 365 Migration einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg kleiner Unternehmen. Dieser cloudbasierte Dienst bietet eine umfassende Lösung, die Produktivität, Zusammenarbeit und Sicherheit in einem Paket vereint. Für kleine Firmen bedeutet die Umstellung auf Microsoft 365 nicht nur eine technologische Verbesserung, sondern auch eine Chance, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

1. Vorteile von Microsoft 365 für kleine Unternehmen

Microsoft 365 bietet kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile, die ihre Arbeitsweise grundlegend transformieren und optimieren können. Diese cloudbasierte Lösung fördert effizienteres Arbeiten, senkt Kosten und steigert die Produktivität.

Kosteneinsparungen

Einer der Hauptvorteile von Microsoft 365 für kleine Unternehmen ist die Möglichkeit, erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Im Vergleich zu herkömmlichen Softwarelösungen müssen Unternehmen keine teure Hardware oder Softwareinfrastruktur anschaffen. Stattdessen wird Microsoft 365 als Abonnementdienst bereitgestellt, bei dem die Unternehmen für ihre gewählten Pakete bezahlen [1].

Diese Flexibilität ermöglicht es kleinen Unternehmen, ihre IT-Ausgaben besser zu kontrollieren und zu senken. Ein Beispiel zeigt, dass Unternehmen durch den Wechsel von lokalen Servern in die Cloud ihre IT-Kosten von 2,85% des Nettoumsatzes auf nur 1,4% senken konnten [2]. Unter Umständen können Unternehmen durch die Konsolidierung ihrer Umgebung unter Microsoft 365 die Lizenzkosten um mehr als 60% pro Benutzer reduzieren [2].

Verbesserte Zusammenarbeit

Microsoft 365 revolutioniert die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten. Die Suite bietet eine Reihe von Tools, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Mit Microsoft Teams haben Unternehmen einen zentralen Ort in der Cloud, an dem sie Dateien speichern, kommunizieren und zusammenarbeiten können [3].

Die Plattform erlaubt es mehreren Nutzern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten und Änderungen in Echtzeit zu verfolgen. Dies führt zu einer reibungslosen Zusammenarbeit, da Teammitglieder gleichzeitig Ideen einbringen und Rückmeldungen geben können. [1]. Dank der Integration verschiedener Tools wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook können Mitarbeiter schneller auf Informationen zugreifen und Aufgaben effizienter delegieren. [1].

Erhöhte Produktivität

Die Implementierung von Microsoft 365 kann zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität führen. Die Möglichkeit, von überall auf Anwendungen und Daten zuzugreifen, erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität erheblich [4]. Die cloudbasierte Natur von Microsoft 365 ermöglicht es Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen, die sonst für die Verwaltung von Software aufgewendet würden [1].

Microsoft 365 bietet auch leistungsstarke Automatisierungsmöglichkeiten. Mit Power Automate können Unternehmen wiederkehrende Aufgaben automatisieren, angefangen bei einfachen E-Mail-Weiterleitungen bis hin zu komplexeren Arbeitsabläufen [5]. Dies ermöglicht es kleinen Unternehmen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und ihre Effizienz zu steigern.

Darüber hinaus haben Unternehmen berichtet, dass sie durch die Nutzung von Microsoft 365 ihre IT-Arbeitslast um 60% reduzieren konnten. Dies ermöglicht es Benutzern, kleinere Probleme durch Self-Service-Lösungen schneller zu lösen, ohne die IT-Abteilung kontaktieren zu müssen [2].

2. Vorbereitung auf die Microsoft 365-Migration

Die Vorbereitung auf die Microsoft 365-Migration ist ein entscheidender Schritt für kleine Unternehmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Eine sorgfältige Planung und Analyse der bestehenden Infrastruktur bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Migration.

Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Infrastruktur

Bevor Unternehmen mit der Migration beginnen, ist es wichtig, eine gründliche Bewertung der aktuellen Quellumgebung durchzuführen. Diese Analyse hat einen wesentlichen Einfluss auf die Gesamtstrategie und das Timing des Migrationsprozesses [6]. Folgende Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:

Bewertung der vorhandenen Dateistrukturen und -inhalte
Identifizierung redundanter oder veralteter Daten
Analyse der aktuellen Softwarenutzung und Lizenzen
Überprüfung der Netzwerkkapazitäten und -anforderungen
Bewertung und Analyse der Anwendungen und ihrer Umgebung

Um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, empfiehlt es sich, die Einstellung "Nur Scannen" zu aktivieren. Dies ermöglicht es, Dateien vor der eigentlichen Migration zu überprüfen und mögliche Schwierigkeiten zu identifizieren [6].

Festlegung von Migrationszielen

Nach der Bestandsaufnahme ist es wichtig, klare Migrationsziele zu definieren. Diese Ziele sollten die spezifischen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen und mit der Gesamtstrategie in Einklang stehen. Einige wichtige Aspekte dabei sind:

Festlegung der zu migrierenden Daten und Anwendungen
Definition der gewünschten Funktionalitäten in Microsoft 365
Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten in Arbeitsabläufen
Berücksichtigung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
Erreichen eines definierten, geplanten und stabilen Maturity Levels

Es ist ratsam, einen schrittweisen Ansatz zu wählen und die Migration in überschaubare Phasen zu unterteilen. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und Anpassung des Prozesses [7].

Erstellung eines Zeitplans

Ein detaillierter Zeitplan ist unerlässlich für eine erfolgreiche Migration. Er sollte alle wichtigen Meilensteine und Aktivitäten umfassen. Folgende Schritte können bei der Erstellung des Zeitplans hilfreich sein:

Orientierung: Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme und erarbeiten Sie mögliche Migrationsszenarien [7].
Strategie: Analysieren Sie die aktuelle Systemumgebung und dokumentieren Sie die Anforderungen [7].
Konzeption: Untergliedern Sie die Migration in einzelne Schritte und führen Sie eine Pilotmigration durch [7].
Realisierung: Konfigurieren und testen Sie die neue Umgebung [7].
Einführung: Planen Sie Schulungen für IT-Mitarbeiter und Endnutzer ein [7].

Bei der Zeitplanung ist es wichtig, realistische Zeiträume für jede Phase einzuplanen und Pufferzeiten für unvorhergesehene Herausforderungen zu berücksichtigen. Zudem sollte der Zeitplan flexibel genug sein, um auf mögliche Änderungen reagieren zu können.

3. Auswahl des richtigen Microsoft 365-Plans

Die Auswahl des richtigen Microsoft 365-Plans ist für kleine Unternehmen entscheidend, um ihre Produktivität zu maximieren und Kosten zu optimieren. Microsoft bietet verschiedene Optionen an, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Vergleich der verschiedenen Pläne

Microsoft 365 bietet vier Hauptpläne für kleine und mittelständische Unternehmen: Business Basic, Business Standard, Business Premium und Microsoft 365 Apps [8]. Jeder Plan hat seine eigenen Stärken und eignet sich für unterschiedliche Unternehmensprofile.

Microsoft 365 Business Basic: Preis: 5,60 € pro Benutzer/Monat [9] – ideal für Unternehmen, die hauptsächlich remote arbeiten möchten – enthält Webversionen von Office-Anwendungen, E-Mail-Hosting und Microsoft Teams
Microsoft 365 Business Standard: Preis: 11,70 € pro Benutzer/Monat [9] – bietet zusätzlich zu den Basic-Funktionen Desktop-Versionen von Office-Anwendungen – ermöglicht Webinare mit Teilnehmerregistrierung und Berichterstellung [10]‍
Microsoft 365 Business Premium: Preis: 20,60 € pro Benutzer/Monat [9] – umfasst alle Funktionen von Business Standard plus erweiterte Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen – bietet verbesserten Schutz vor Cyberbedrohungen und Endpunktschutz für Unternehmen [10]

Berücksichtigung zukünftiger Anforderungen

Bei der Auswahl des passenden Plans ist es wichtig, sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. Dabei sollten folgende Aspekte beachtet werden:

Skalierbarkeit: Alle Pläne unterstützen bis zu 300 Benutzer, was Raum für Wachstum lässt [10].
Sicherheitsanforderungen: Wenn erhöhte Sicherheit eine Priorität ist, bietet der Business Premium-Plan erweiterte Funktionen zur Bedrohungsabwehr und zum Schutz mit dem Windows Defender for Business [10].
Kollaborationsbedürfnisse: Für Unternehmen, die verstärkt auf Teamarbeit und Kommunikation setzen, sind die Pläne mit Microsoft Teams und anderen Kollaborationstools besonders geeignet [8].
Flexibilität: Die Möglichkeit, zwischen Online- und Desktop-Versionen der Anwendungen zu wechseln, kann für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen von Vorteil sein [8].
Zusätzliche Funktionen: Einige Pläne bieten Extras wie Videobearbeitung mit Microsoft Stream oder erweiterte Analysemöglichkeiten, die für bestimmte Branchen wertvoll sein können [10].

Es ist ratsam, die verschiedenen Pläne sorgfältig zu vergleichen und gegebenenfalls die 1-monatige kostenlose Testversion zu nutzen, um die Eignung für das eigene Unternehmen zu prüfen [9]. Durch die richtige Auswahl können kleine Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und die vielfältigen Funktionen von Microsoft 365 voll ausschöpfen.

4. Datenmigration zu Microsoft 365

Sicherung bestehender Daten

Bevor ein Unternehmen die Migration zu Microsoft 365 startt, ist es unerlässlich, eine vollständige Sicherung der vorhandenen Daten durchzuführen. Dies schließt alle Exchange- und Serverdaten, einschließlich Benutzerpostfächer, öffentlicher Ordner und E-Mail-Archive, ein. Eine solche Datensicherung stellt sicher, dass bei eventuellen Problemen während der Migration eine Rückfalloption verfügbar ist [11].

Um die Integrität der Daten während des gesamten Migrationsprozesses zu gewährleisten, ist es ratsam, Verschlüsselungstechnologien zu nutzen. Für Windows-Geräte wird die Aktivierung von BitLocker empfohlen, während Azure Information Protection zur Verschlüsselung von Dokumenten während der Übertragung und Speicherung verwendet werden kann [12].

Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Unternehmen cloudbasierte Backups für automatische Sicherungen einrichten und den Wiederherstellungsprozess regelmäßig testen. Dies gewährleistet, dass im Notfall ein schneller Zugriff auf diese Sicherungen möglich ist [12].

Schrittweise Migration

Für eine reibungslose Migration zu Microsoft 365 bieten sich verschiedene Ansätze an – es ist wichtig, eine den Voraussetzungen entsprechende Methode zu wählen [11].

Der Prozess der schrittweisen Migration umfasst mehrere Phasen:

Planung und Bewertung: Durchführung einer gründlichen Bewertung der aktuellen Quellumgebung.
Vorbereitung der Quell- und Zielumgebungen: Konfigurieren und Optimieren der Quell- und Zielumgebungen, um sicherzustellen, dass alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Migration erfüllt sind. Dazu gehören beispielsweise das Bereitstellen der erforderlichen Infrastruktur, das Anlegen von Benutzerkonten und das Sichern von Daten.
Verbinden der Quell- und Zielumgebung durch Connectoren
Pilotmigration: Durchführung einer Testmigration mit einer kleinen Gruppe von Benutzern.
Hauptmigration: Schrittweise Migration der restlichen Benutzer und Daten [13].

Es ist wichtig zu beachten, dass während der Migration keine Umbenennung oder Verschiebung von migrierten Dateien erfolgen sollte, um ein Überschreiben von Daten zu vermeiden [14].

Überprüfung der Datenintegrität

Nach Abschluss der Migration ist eine gründliche Überprüfung der migrierten Daten unerlässlich. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle E-Mails, Anhänge, Kalendereinträge und Kontakte erfolgreich übertragen wurden. Die Such- und Prüfprotokollfunktionen von Office 365 können dabei genutzt werden, um spezifische Daten zu finden und zu verifizieren [11].

Sollten während der Überprüfung Abweichungen festgestellt werden, ist es wichtig, diese sofort zu identifizieren und zu beheben. Fehlende oder beschädigte Daten können bei Bedarf aus den zuvor erstellten Sicherungskopien wiederhergestellt werden [11].

Um den Fortschritt der Migration zu überwachen, bietet Microsoft 365 Tools zur Verfolgung des Migrationsstatus. Je nach Umfang der Migration kann dieser Prozess mehrere Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen [14].

Eine sorgfältige Planung, die Sicherung bestehender Daten, eine schrittweise Migration und eine gründliche Überprüfung der Datenintegrität sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Migration zu Microsoft 365. Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte können Unternehmen einen reibungslosen Übergang gewährleisten und von den Vorteilen der cloudbasierten Lösung profitieren.

5. Einrichtung von Microsoft 365-Diensten

Die Einrichtung von Microsoft 365-Diensten ist ein entscheidender Schritt für kleine Unternehmen, um die Vorteile dieser umfassenden Lösung voll auszuschöpfen. Dieser Prozess umfasst die Konfiguration verschiedener Komponenten, darunter Exchange Online, SharePoint Online und Microsoft Teams. Jeder dieser Dienste spielt eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität im Unternehmen.

Konfiguration von Exchange Online

Exchange Online ist das Herzstück der E-Mail-Kommunikation in Microsoft 365. Bei der Einrichtung dieses Dienstes sollten Unternehmen folgende Aspekte berücksichtigen:

Servereinstellungen: Für die Konfiguration eines Exchange-Kontos in Outlook ist es wichtig, den korrekten Namen des Exchange-Servers von der Organisation zu erhalten, die die E-Mail-Adresse bereitgestellt hat [15].
Sicherheitsoptionen: Es wird empfohlen, Secure Sockets Layer (SSL) zu verwenden, um die Sicherheit des Kontos zu verbessern [15].
Leistungsoptimierung: Bei langsamen Netzwerkverbindungen kann die Option "Nur Kopfzeilen herunterladen" aktiviert werden, um die Leistung zu verbessern [15].
Verzeichnisdienstserver: Die Konfiguration des LDAP-Servers ist wichtig für die Integration mit dem Unternehmensverzeichnis [15].

Exchange Online bietet im Vergleich zu lokalen Exchange-Servern den Vorteil des komplikationslosen externen Zugriffs auf eigene Daten [16]. Dies ermöglicht den Zugriff von überall, wo ein Internetzugang verfügbar ist, und die Nutzung beliebiger Geräte wie PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones [16].

SharePoint Online einrichten

SharePoint Online ist eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Bei der Einrichtung sollten folgende Schritte beachtet werden:

Anmeldung: Melden Sie sich bei Microsoft 365 an [17].
Zugriff auf SharePoint: Wählen Sie das SharePoint-Symbol im App-Startfeld aus [17].
Erstellung einer Kommunikationswebsite: Klicken Sie auf "+Website erstellen" und wählen Sie "Kommunikationswebsite" aus [17].
Konfiguration: Geben Sie der Website einen Namen, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und wählen Sie gegebenenfalls eine Websiteklassifizierung aus [17].
Sprachauswahl: Wählen Sie die gewünschte Sprache für die Website aus [17].

SharePoint-Kommunikationswebsites sind reaktionsfähig und können von überall und auf jedem Gerät angezeigt werden [17]. Sie eignen sich besonders gut, um Informationen an eine breite Zielgruppe zu übermitteln [17].

Teams aktivieren

Microsoft Teams ist das zentrale Kollaborationstool in Microsoft 365. Bei der Aktivierung und Einrichtung von Teams sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

Pilotprojekt: Es wird empfohlen, die Einführung von Teams mit einem Pilotprojekt zu starten, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen [18].
Netzwerkanforderungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerk und die Internetverbindung über die notwendige Kapazität für Echtzeitkommunikation verfügen [18].
Compliance-Anforderungen: Berücksichtigen Sie die behördlichen und Compliance-Vorgaben für in Teams gespeicherte Informationen [18].
Einführungsplan: Erstellen Sie einen Plan, um den Benutzern die Vorteile von Teams zu erklären [18].
Sicherheit: Teams wurde gemäß dem Microsoft Security Development Lifecycle (SDL) entwickelt und integriert Sicherheitstechnologien nach Industriestandard [18].

Bei der Einrichtung von Teams ist es wichtig, Richtlinien für die Erstellung von Teams und Kanälen festzulegen sowie den Gastzugriff zu konfigurieren [19]. Teambesitzer sollten die Kontrolle über den Zugriff auf Teams und Kanäle haben und entscheiden können, ob diese öffentlich oder privat sein sollen [19].

Die sorgfältige Einrichtung und Konfiguration dieser Microsoft 365-Dienste bildet die Grundlage für eine effektive und sichere Nutzung der Plattform im Unternehmen. Die Integration von Exchange Online, SharePoint Online und Teams ermöglicht es kleinen Unternehmen, ihre Kommunikation zu optimieren, die Zusammenarbeit zu fördern und ihre Produktivität zu steigern.

6. Schulung und Einführung für Mitarbeiter

Die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen erfordert eine gut durchdachte Schulungs- und Einführungsstrategie für die Mitarbeiter. Dieser Prozess umfasst die Erstellung von Schulungsmaterialien, die Durchführung von Workshops und die Bereitstellung von kontinuierlichem Support.

Erstellung von Schulungsmaterialien

Bei der Erstellung von Schulungsmaterialien für Microsoft 365 ist es wichtig, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen:

Anforderungen erfassen: Zuerst sollten alle organisatorischen Anforderungen, Lernziele und Zielvorgaben identifiziert werden [20].
Lernziele definieren: Es ist entscheidend, alle Lernziele aufzulisten und zu kategorisieren, um sicherzustellen, dass die Schulungsmaterialien alle wichtigen Aspekte abdecken [20].
Tools auswählen: Die Wahl der besten Tools, die zu den Lern- und Schulungszielen der Organisation passen, ist ein entscheidender Schritt im Prozess [20].
Viva Learning nutzen: Dieses Tool kann eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter das notwendige Wissen für die organisatorischen Anforderungen, Teamanforderungen und die täglichen Arbeitstools besitzt [20].
Microsoft Copilot einsetzen: Dieses KI-gestützte Tool kann als Schulungsassistent dienen und bei der Erstellung von Inhalten unterstützen. Es ist jedoch wichtig, die von Copilot erstellten Inhalte kritisch zu bewerten und deren Relevanz und Genauigkeit sicherzustellen [21].

Durchführung von Workshops

Workshops spielen eine zentrale Rolle bei der Einführung von Microsoft 365. Sie bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, praktische Erfahrungen zu sammeln und Fragen zu stellen. Hierbei kann auf die Ressourcen und Tools von Microsoft Adoption zugegriffen werden, wie z.B. Leitfäden und Ressourcen, Schulungspfade und eine Community zum Austausch. Folgende Aspekte sollten bei der Durchführung von Workshops berücksichtigt werden:

Interaktive Module: Workshops sollten interaktive Module umfassen, die praxisbezogene Tipps und Handlungsempfehlungen bieten [22].
Persönliche Anpassung: Die Inhalte sollten auf die spezifischen Bedürfnisse und Fragen der Teilnehmer zugeschnitten werden [22].
Live-Veranstaltungen: Microsoft Teams kann genutzt werden, um Live-Lern- und Schulungserfahrungen zu verwalten. Diese Veranstaltungen sollten unterhaltsam und ansprechend gestaltet sein, mit Möglichkeiten zur Interaktion im Chat oder durch Fragen und Antworten [20].
Praktische Übungen: Teilnehmer sollten die Möglichkeit erhalten, die Tools zur Teamzusammenarbeit in Microsoft 365 kennenzulernen und effektiv anzuwenden [22].

Bereitstellung von Support

Um eine erfolgreiche Einführung und kontinuierliche Nutzung von Microsoft 365 zu gewährleisten, ist es wichtig, den Mitarbeitern fortlaufenden Support anzubieten:

Change Champions: Identifizieren Sie Schlüsselpersonen im Unternehmen, die als Change Champions fungieren und ihre Kollegen bei der Umstellung unterstützen können [5].
Feedback-Schleifen: Etablieren Sie Kanäle für Mitarbeiterfeedback, um Bedenken zu adressieren und zusätzlichen Schulungsbedarf zu identifizieren [5].
Kontinuierliche Unterstützung: Bieten Sie fortlaufende Schulungs- und Unterstützungsressourcen an, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit den neuesten Funktionen von Microsoft 365 vertraut bleiben [5].
Online-Ressourcen: Stellen Sie Online-Ressourcen zur Verfügung, die Mitarbeiter bei Bedarf konsultieren können [5].
Virtuelle Community: Geben Sie Mitarbeitern mit ähnlichen Lernzielen die Möglichkeit, sich miteinander zu vernetzen und eine unterstützende virtuelle Community in Viva Engage aufzubauen [20].

Durch die sorgfältige Planung und Umsetzung dieser Schulungs- und Einführungsmaßnahmen können ein Unternehmen sicherstellen, dass seine Mitarbeiter Microsoft 365 effektiv nutzen und die Vorteile dieser umfassenden Lösung vollständig ausschöpfen.

7. Sicherheit und Compliance in Microsoft 365

Implementierung von Sicherheitsrichtlinien

Microsoft 365 Business Premium bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert sind. Ein wichtiger Aspekt ist die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) mithilfe von Sicherheitsstandards oder bedingtem Zugriff. Dies erfordert, dass sich Benutzer für MFA registrieren und der Zugriff über ältere Authentifizierungsmethoden deaktiviert wird [23].

Zum Schutz von Administratorkonten wird empfohlen, diese nicht für alltägliche Benutzeraufgaben zu verwenden. Die Verwendung von Rollen zur Zuweisung von Berechtigungen und Sicherheitsrichtlinien hilft dabei, unbefugten Zugriff zu verhindern [23].

Microsoft Defender for Business, das in Microsoft 365 Business Premium enthalten ist, bietet umfassende Gerätesicherheit mit einer vereinfachten Konfigurationserfahrung. Es umfasst Funktionen wie Bedrohungs- und Sicherheitsrisikomanagement, Schutz der nächsten Generation sowie automatisierte Untersuchungen und Wartung [23].

Datenschutzeinstellungen konfigurieren

Um die Datenschutzeinstellungen in Microsoft 365 zu verwalten, können Benutzer verschiedene Wege nutzen:

In Office-Anwendungen: Wählen Sie "Datei" > "Optionen" > "Trust Center" > "Einstellungen für das Trust Center" > "Datenschutzoptionen" [24].
Über das Konto: Wählen Sie "Konto" > "Kontodatenschutz" > "Einstellungen verwalten" [25].
In Office-Apps für Mac: Wählen Sie das Anwendungsmenü > "Einstellungen" > "Datenschutz" [24].

Benutzer haben die Kontrolle über verschiedene Datenschutzoptionen, wie das Senden persönlicher Informationen zur Verbesserung von Office oder das Entfernen persönlicher Daten aus Dateieigenschaften beim Speichern [24].

Compliance-Anforderungen erfüllen

Microsoft 365 bietet robuste Lösungen, um regulatorische und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das Microsoft 365-Risikomanagementprogramm identifiziert, bewertet und verwaltet Risiken proaktiv [26]. Dies hilft Unternehmen, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen und öffentliche Akkreditierungen zu erhalten [26].

Microsoft Entra ID Governance unterstützt Organisationen dabei, Sicherheit und Mitarbeiterproduktivität in Einklang zu bringen. Es vereinfacht den Prozess der Zugriffsanforderung für Apps, Gruppen und Microsoft Teams [27]. Zudem ermöglicht es regelmäßige Zugriffsüberprüfungen mithilfe intelligenter Empfehlungen [27].

Microsoft Purview bietet Tools zur Datenlebenszyklusverwaltung und Datensatzverwaltung. Diese helfen Unternehmen, Inhalte aufzubewahren, die sie benötigen, und Inhalte zu löschen, die nicht mehr erforderlich sind [27]. Darüber hinaus kann Microsoft Purview Data Loss Prevention vertrauliche Informationen in E-Mails und Dateien identifizieren, überwachen und automatisch schützen [27].

Durch die Nutzung von Microsoft Purview-Lösungen können Organisationen ihre regulatorischen und Compliance-Anforderungen effektiv erfüllen und gleichzeitig ihren gesamten Datenbestand gemäß den geltenden Vorschriften verwalten [28].

8. Fazit

Die Umstellung auf Microsoft 365 hat eine tiefgreifende Auswirkung auf die Art und Weise, wie kleine Unternehmen arbeiten und zusammenarbeiten. Diese umfassende Lösung bietet nicht nur verbesserte Produktivität und Flexibilität, sondern auch fortschrittliche Sicherheitsfeatures und Compliance-Tools. Der Übergang zu dieser cloudbasierten Plattform erfordert sorgfältige Planung, von der Auswahl des richtigen Plans bis hin zur Schulung der Mitarbeiter.

Letztendlich ist die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 mehr als nur eine technische Umstellung. Es geht darum, eine Kultur der digitalen Zusammenarbeit zu fördern und die Mitarbeiter zu befähigen, die neuen Tools voll auszuschöpfen. Ebenso ist es entscheidend, Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen, um den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten. Mit der richtigen Vorbereitung, Unterstützung und Sicherheitsmaßnahmen können kleine Unternehmen von den Vorteilen von Microsoft 365 profitieren und sich für zukünftiges Wachstum und Erfolg in der digitalen Landschaft positionieren.

9. Referenzen

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