Moderne Intranet Lösungen mit Microsoft SharePoint: Leitfaden Teil 1

In der heutigen digitalen Arbeitswelt haben moderne Intranet Lösungen eine zentrale Bedeutung für den Erfolg von Unternehmen. Sie dienen als Dreh- und Angelpunkt für Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Microsoft SharePoint hat sich als leistungsstarke Plattform für die Entwicklung moderner Intranets etabliert und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ein benutzerfreundliches und effizientes digitales Arbeitsumfeld zu schaffen.

Analyse der Anforderungen an moderne Intranets

Die Entwicklung eines modernen Intranets erfordert eine sorgfältige Analyse der Anforderungen, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Zielen des Unternehmens entspricht. Ein effektives Intranet dient als digitales Eingangstor ins Unternehmen und bildet das Zentrum des digitalen Arbeitsplatzes ¹. Um ein erfolgreiches Intranet zu gestalten, müssen Unternehmen verschiedene Aspekte berücksichtigen.

Mitarbeiterbedürfnisse verstehen

Ein modernes Intranet sollte die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Um diese zu verstehen, empfiehlt es sich, Personas für die wichtigsten Benutzergruppen zu erstellen ². Diese Personas repräsentieren typische Intranetnutzer wie neue Mitarbeiter, Wissensarbeiter oder Außendienstmitarbeiter. Durch Recherche und Gespräche mit Vertretern dieser Gruppen können wertvolle Einblicke in deren Informationsanforderungen gewonnen werden.

Eine weitere effektive Methode ist die Einberufung einer Key-User Gruppe mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen. Diese können wichtige Erkenntnisse darüber liefern, was im aktuellen Intranet fehlt oder schwer zu erlernen ist ². Laut einer Umfrage wünschen sich 70% der Intranet-Nutzer eine bessere Bedienbarkeit für eine gesteigerte Produktivität ³. Dies unterstreicht die Bedeutung einer intuitiven Benutzeroberfläche.

Geschäftsziele definieren

Bei der Definition der Geschäftsziele für das Intranet ist es wichtig, diese mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Jedes Intranet-Ziel sollte mindestens einem der folgenden Unternehmensziele dienen ¹:

Verteilung aktueller Informationen (Kommunikation)
Mitarbeiter einbeziehen (Interaktion)
Strukturierte Informationen teilen (Wissen)
Praktischen Nutzen bieten (Services)

Um diese Ziele zu erreichen, sollte das Intranet verschiedene Funktionen bieten. Dazu gehören personalisierte Unternehmensnachrichten, eine übergreifende Suche, ein umfangreiches Mitarbeiterverzeichnis und soziale Funktionen wie Liken, Kommentieren und Teilen von Beiträgen ⁴.

Technische Rahmenbedingungen berücksichtigen

Bei der Planung des Intranets müssen auch technische Aspekte berücksichtigt werden. Eine wichtige Anforderung ist die Zugänglichkeit. Nicht alle Mitarbeiter verfügen über einen festen Bildschirmarbeitsplatz. Für Produktionsmitarbeiter sollten alternative Zugangsmöglichkeiten wie Bildschirme in der Produktionshalle oder eine Mitarbeiter-App für private Smartphones bereitgestellt werden ³.

Die Integration wichtiger Services ist entscheidend für die tägliche Nutzung des Intranets. Dienste wie Speisepläne oder Urlaubsanträge sollten in das Intranet integriert werden. Durch den Einsatz der Microsoft Power Platform können solche Angebote automatisiert und ressourceneffizient realisiert werden ³.

Moderne Intranet-Lösungen wie Omnia Intranet und Mozzaik365 bieten standardisierte Funktionen, die den Einsatz erleichtern und stabilisieren. Bei der Umsetzung werden diese Anwendungen individuell auf die Anforderungen des Unternehmens konfiguriert, um eine maßgeschneiderte Lösung im Corporate Design zu erhalten ⁵.

Ein iterativer Ansatz bei der Umsetzung des Intranets ist empfehlenswert. Durch schrittweise Einführung mit Planungs- und Testphasen von je 2-3 Wochen kann sichergestellt werden, dass das Intranet entlang der Nutzeranforderungen entwickelt wird und bei der Auslieferung reibungslos funktioniert ³.

SharePoint als Basis für moderne Intranets

SharePoint hat sich als leistungsstarke Plattform für die Entwicklung moderner Intranets etabliert. Als Teil der Microsoft 365-Suite bietet es Unternehmen die Möglichkeit, ein benutzerfreundliches und effizientes digitales Arbeitsumfeld zu schaffen ⁶. In den letzten Jahren hat sich SharePoint stark weiterentwickelt und kann zunehmend mit neueren Plattformen mithalten ⁷.

SharePoint Intranet Screenshot — *SharePoint Intranet*

Vorteile der SharePoint-Plattform

SharePoint bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ein modernes Intranet aufbauen möchten:

Zentrale Plattform: SharePoint erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, indem es eine zentrale Plattform für den Austausch von Informationen und Dokumenten bereitstellt ⁶.
Echtzeit-Zusammenarbeit: Tools wie gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und Chat-Funktionen mit MS Teams ermöglichen schnelles Feedback und eine bessere Kommunikation zwischen Teammitgliedern ⁶.
Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen und den optimierten Informationsfluss werden Zeit und Kosten reduziert ⁶.
Integration: SharePoint lässt sich einfach in CRM-, ERP-, BI- und ITSM-Systeme integrieren, was eine unternehmensweite Suche und kontinuierliche Geschäftsprozesse ermöglicht⁸.
Mobilität: Das Intranet mit Microsoft SharePoint kann mobil und ortsunabhängig genutzt werden ⁶.
Anpassbarkeit: SharePoint ist abhängig von den unternehmensinternen Bedürfnissen anpassbar und skalierbar ⁶.

Grenzen und Herausforderungen

Trotz seiner Stärken hat SharePoint auch einige Einschränkungen:

Gestaltungsmöglichkeiten: In der Gestaltung ist SharePoint nicht so offen wie andere Plattformlösungen. Ein einfaches Branding ist möglich, aber die klassische SharePoint-Oberfläche bleibt erkennbar ⁷.
Technische Anpassungen: Der Standard reicht oft nicht aus, um den individuellen Anforderungen an ein Intranet zu entsprechen. Technische Anpassungen und Eigenentwicklungen sind häufig notwendig, was zusätzliche Kosten und Pflegeaufwand verursacht ⁷.
Interaktionsmöglichkeiten: Um Interaktion über Kommentare und Likes hinaus abzubilden, müssen zusätzliche Microsoft-Anwendungen wie Yammer bzw. Viva Engage und Teams integriert und gegebenenfalls zusätzlich lizensiert werden ⁷.
Mobile Nutzung: Obwohl SharePoint mobil genutzt werden kann, ist die User Experience oft schlechter als auf Desktop-Geräten ⁷.

Erweiterung mit PnP Webparts

Einige der soeben genannten Schwächen von SharePoint kann man mit externen Erweiterungen verbessern. PnP (Patterns and Practices) Webparts bieten eine solide Basis für die Neueinführung oder Weiterentwicklung eines Intranets ⁹. Sie ermöglichen eine hohe Flexibilität bei der Anpassung des Menüs und bieten Features wie einen multilingualen Übersetzungsmechanismus zwischen den Seiten ⁹.

Vergleich mit anderen Intranet-Lösungen

Im Vergleich zu anderen Intranet-Lösungen bietet SharePoint einige Vorteile:

Integrierte Lösung: SharePoint ist als Teil von Microsoft 365 vollständig in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert ⁷.
Vielseitigkeit: Mit SharePoint können sowohl statische Unternehmensinformationen als auch Arbeitsmaterialien für die Zusammenarbeit von Teams aufgebaut werden ⁷.
Mobiler Zugriff: Der mobile Zugriff funktioniert über die SharePoint-App, was die Grundlage für ein "Bring your own Device"-Konzept schafft ⁷.

Produkte wie Omnia und Mozzaik365 setzen genau hier an. Sie schließen die Schwachstellen von SharePoint mit ihren Lösungsangeboten.

Omnia

Omnia Intranet ist ein Intranet out of the Box für SharePoint & Microsoft 365/Office 365, das weltweit von Unternehmen eingesetzt wird.

Im Clearbox-Ranking wurde Omnia seit sieben Jahren in Folge als Intranet mit dem Titel "Intranet Choice Europe" als eines der besten Intranet-Produkte für SharePoint und Microsoft 365/Office 365 ausgezeichnet ¹⁰.

Die Stärken von Omnia liegen unter anderem in den verfügbaren Funktionen und Steuerelementen zum Erstellen und Verwalten einer überzeugenden Site. Administratoren wird eine breite Palette von Konfigurationssteuerelementen geboten, um den Mitarbeitern maßgeschneiderte Erfahrungen zu bieten. Das Endbenutzererlebnis ist elegant und zeitgemäß und entspricht den Anforderungen von WCAG 2.1 und EN301 549.

Nutzer können über native Community-Funktionen problemlos miteinander interagieren.

Mozzaik365

Mozzaik365 ist eine SharePoint Online-Erweiterung, die es Unternehmen ermöglicht, ihr SharePoint-Intranet in einen echten Digital Workplace zu verwandeln ¹¹.

Mit 50 Mozzaik365-Erweiterungen können Unternehmen funktionalere und designorientierte Kommunikations-, Kollaborations- und Wissensmanagementbereiche schaffen ¹¹. Zu den Hauptfunktionen gehören:

Einheitliche Erfahrung: Zugriff auf alle Tools und SharePoint-Sites über eine einzige Navigationsleiste ¹¹.
Anwendungsstarter: Zentralisierung von Schnelllinks für einen einfachen Zugriff auf häufig genutzte Tools ¹¹.
Site-Fabrik: Erstellung und einfache Replikation von SharePoint-Site-Vorlagen¹¹.
Social-Network-Wall: Integration von Social-Media-Feeds in die SharePoint-Sites des Unternehmens ¹¹.
Mitarbeiterverzeichnis: Einsicht in das Organigramm des Unternehmens und einfache Kontaktaufnahme mit Kollegen ¹¹.

Diese Erweiterungen machen SharePoint zu einer noch leistungsfähigeren Basis für moderne Intranets, die den vielfältigen Anforderungen heutiger Unternehmen gerecht werden.

In Teil 2 dieses Leitfadens geht es darum, wie man eine effektive Informationsarchitektur gestaltet und wir geben Tipps zur Förderung des Mitarbeiterengagements. Darüber hinaus werden Self-Service-Funktionen und Möglichkeiten zur Messung und Optimierung der Intranet-Nutzung vorgestellt. Durch die Integration von Microsoft 365-Tools wie Microsoft Teams können Unternehmen ein umfassendes digitales Ökosystem für ihre Mitarbeiter aufbauen.

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