Moderne Intranet Lösungen mit Microsoft SharePoint: Leitfaden Teil 2 – Architektur und Inhalte

Dies ist die Fortsetzung von Teil 1 unseres Leitfadens, in dem gezeigt wird, wie moderne Intranet-Lösungen die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen verbessern. Microsoft SharePoint bietet eine flexible Plattform, die sich an Mitarbeiterbedürfnisse und Geschäftsziele anpasst. Vorteile sind zentrale Informationsverwaltung und Echtzeit-Zusammenarbeit. Erweiterungen wie Omnia oder Mozzaik365 steigern die Leistungsfähigkeit von SharePoint trotz gewisser Anpassungsgrenzen.

Gestaltung einer effektiven Informationsarchitektur

Die Gestaltung einer effektiven Informationsarchitektur ist entscheidend für den Erfolg eines modernen Intranets. Sie bestimmt, wie Inhalte organisiert, gekennzeichnet und präsentiert werden, um Benutzern die effiziente Interaktion mit den Informationen zu ermöglichen. Eine gut durchdachte Informationsarchitektur umfasst Elemente wie Navigation, Suche, Websitehierarchie, Taxonomie und Sicherheit ¹².

Navigation und Menüstruktur

Eine intelligente Navigation ist das Rückgrat eines benutzerfreundlichen Intranets. Sie sollte verschiedene Elemente umfassen, um den Benutzern eine intuitive Orientierung zu ermöglichen:

1. Horizontale Hauptnavigation (Top-Level Navigation)
2. Bereichsnavigation auf einzelnen Seiten
3. Quicklinks-Navigationsleiste für mobile Endgeräte
4. Utility-Navigation für wichtige Links und Einstellungen
5. Dynamische Navigationselemente für personalisierte Inhalte
6. Schaufenster-Navigation mit Links und Buttons auf Seiten
7. Breadcrumbs zur Anzeige von Navigationspfaden ¹³

Beim Aufbau der Menüstruktur ist es entscheidend, zwischen einer flachen und einer tiefen Hierarchie zu wählen. Eine flache Struktur besteht aus zahlreichen Kategorien mit nur wenigen Unterkategorien, während eine tiefe Struktur durch wenige Hauptkategorien, aber viele tiefere Ebenen gekennzeichnet ist ¹³.

Um eine effektive Menüstruktur zu entwickeln, bieten sich Methoden wie Card Sorting und Tree Testing an. Beim Card Sorting werden die Inhalte des Intranets in verschiedene Oberkategorien unterteilt, während das Tree Testing dazu dient, die Benutzerfreundlichkeit und Navigation der erstellten Struktur zu überprüfen ¹³.

Verwendung von Hubs und Sites

SharePoint-Hubs bieten eine effektive Möglichkeit, zusammenhängende Websites nach Projekt, Abteilung, Region oder Thema zu strukturieren. Sie unterstützen dabei, ähnliche Inhalte leichter zu finden, eine einheitliche Navigation und Gestaltung umzusetzen sowie eine zentrale Suche über alle verknüpften Websites hinweg zu ermöglichen ¹².

Bei der Gestaltung von Hubs sollten Unternehmen die wesentlichen Funktionen berücksichtigen, die ihre Mitarbeiter für die tägliche Arbeit benötigen, wie etwa Personalwesen, Finanzen, Kommunikation oder IT ¹⁴. Hubwebsites bieten dabei zwei zentrale organisatorische Vorteile:

1. Freigegebene Navigation: Der Hubwebsite-Besitzer legt fest, welche Websites in der gemeinsamen Navigation angezeigt werden sollen.
2. Rollup von Inhalten: Neuigkeiten und andere Aktivitäten aus assoziierten Websites können im Hub zusammengefasst werden ¹⁴.

Es ist wichtig, die Anzahl der einem Hub zugeordneten Websites sorgfältig zu planen, um den optimalen Vorteil für die Informationsarchitektur zu erzielen ¹⁴.

Implementierung einer klaren Taxonomie

Eine klar definierte Taxonomie ist unerlässlich für die Benutzerfreundlichkeit eines Intranets. Sie sorgt dafür, dass Informationen und Inhalte in klare und logische Kategorien gegliedert werden, sodass Mitarbeiter schnell und einfach auf die benötigten Daten zugreifen können ¹⁵.

Um eine effektive Taxonomie zu implementieren, sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:

1. Entwicklung klarer Kategorien und Unterkategorien
2. Verwendung konsistenter Begriffe
3. Einhaltung einer einheitlichen Hierarchie
4. Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit bei der Kategoriestruktur ¹⁵

In SharePoint können Metadaten auf mehreren Ebenen organisiert werden, wobei empfohlen wird, nicht über die dritte Ebene hinauszugehen. Die erste Ebene bezieht sich auf die Art des Inhalts, die zweite auf die Art der Tags und die dritte auf die einzelnen Kategorie-Tags ¹⁶.

Moderne Intranet-Lösungen wie Omnia intranet und Mozzaik365 bieten erweiterte Möglichkeiten zur Implementierung einer effektiven Taxonomie und Informationsarchitektur. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, ihre SharePoint-Intranets in echte Digital Workplaces zu verwandeln, mit funktionaleren und designorientierten Kommunikations-, Kollaborations- und Wissensmanagementbereichen ¹¹.

Durch die sorgfältige Gestaltung der Informationsarchitektur, einschließlich Navigation, Hubs und Taxonomie, können Unternehmen ein Intranet entwickeln, das sowohl die Effizienz als auch die Produktivität der Mitarbeiter verbessert und gleichzeitig die Arbeitsprozesse optimiert.

Förderung von Mitarbeiterengagement

Soziale Funktionen in SharePoint

SharePoint stellt zahlreiche Funktionen bereit, die das Engagement der Mitarbeiter fördern und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens stärken. Mithilfe der sozialen Netzwerk- und Kollaborationsfunktionen auf "Meine Websites", Teamwebsites und Communitywebsites können Benutzer leichter relevante Personen und Inhalte finden und sich vernetzen, um Informationen und Ideen auszutauschen ¹⁷.

Ein interaktiver Newsfeed auf "Meine Website" und Teamwebsites bietet den Nutzern die Möglichkeit, durch Mikroblog-Nachrichten in Echtzeit sowie Statusupdates mit Kollegen in Verbindung zu bleiben und sich über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten ¹⁷. Dies fördert eine offene Kommunikationskultur und erhöht die Transparenz im Unternehmen.

Communitywebsites in SharePoint bieten eine umfassende, forumähnliche Plattform, auf der Benutzer Informationen und Ideen austauschen, Personen mit ähnlichen Interessen finden und sich durch ihr Fachwissen einen guten Ruf erarbeiten können ¹⁷. Dies fördert den Wissensaustausch und die Bildung von Expertengemeinschaften innerhalb des Unternehmens.

Moderne Intranet-Lösungen wie Omnia intranet und Mozzaik365 erweitern diese Funktionen und bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Förderung des Mitarbeiterengagements. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihr SharePoint-Intranet in einen echten Digital Workplace zu verwandeln, mit funktionaleren und designorientierten Kommunikations-, Kollaborations- und Wissensmanagementbereichen.

Gamification-Elemente integrieren

Die Einbindung von Gamification-Elementen in SharePoint hat sich als effektive Methode erwiesen, um die Motivation, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen ¹⁸. Durch die Einführung spielerischer Elemente können Unternehmen die Beteiligung der Mitarbeiter am Intranet erhöhen und gleichzeitig wichtige Unternehmensziele unterstützen.

Einige effektive Gamification-Strategien für SharePoint umfassen:

1. Punktesysteme und Auszeichnungen: Indem Punkte, Abzeichen oder virtuelle Belohnungen für Aktivitäten wie Wissensaustausch, Content-Erstellung oder die Teilnahme an Diskussionen vergeben werden, lässt sich die Beteiligung der Benutzer am Intranet steigern ¹⁸.
2. Wettbewerbe und Ranglisten: Wettbewerbe und Ranglisten: Wettbewerbe und Ranglisten motivieren Benutzer, sich zu engagieren und mit anderen zu konkurrieren. Dies kann durch Ranglisten geschehen, die die aktivsten Benutzer hervorheben, oder durch zeitlich begrenzte Wettbewerbe, bei denen Mitarbeiter Punkte sammeln, um Preise oder Anerkennung zu gewinnen ¹⁸.
3. Storytelling und Quests: Die Integration von Geschichten und Quests ermöglicht es Benutzern, eine virtuelle Reise durch verschiedene Abteilungen oder Projekte zu erleben, bei der sie Aufgaben lösen müssen, um weiterzukommen und Belohnungen zu erhalten ¹⁸.

Viele Intranet-Anbieter, wie Omnia haben bereits Gamification-Funktionen integriert, wie beispielsweise Quiz-Erstellung, Profilvervollständigung oder Aktivitätserfassung ¹⁹.

Feedback-Mechanismen implementieren

Die Implementierung von Feedback-Mechanismen ist ein wichtiger Aspekt zur Förderung des Mitarbeiterengagements in SharePoint. Durch die Einbeziehung der Nutzer in den kontinuierlichen Optimierungsprozess des Intranets kann die Akzeptanz und Nutzung der Plattform erheblich gesteigert werden ⁶.

Effektive Feedback-Mechanismen können folgende Elemente umfassen:

1. Kommentarfunktionen: Mitarbeitern sollte die Gelegenheit gegeben werden, Inhalte wie Blogbeiträge, Nachrichten oder Ankündigungen zu kommentieren. Dies erleichtert den interaktiven Austausch und fördert eine verbesserte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens ²⁰.
2. Umfragen und Abstimmungen: Regelmäßige Umfragen zur Nutzerzufriedenheit und Abstimmungen zu bestimmten Themen können wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter liefern.
3. Ideenmanagement: Ein System, in dem Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge einreichen und diskutieren können, fördert die Innovation und das Gefühl der Mitbestimmung.

Durch die Einführung solcher Feedback-Mechanismen können Unternehmen gewährleisten, dass ihr SharePoint-Intranet fortlaufend optimiert wird und den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht wird. Dies trägt zu einer erhöhten Zufriedenheit mit der internen Kommunikation bei und steigert letztendlich die Produktivität der Belegschaft.

Implementierung von Self-Service-Funktionen

Die Einführung von Self-Service-Funktionen in einem modernen Intranet ermöglicht es Mitarbeitern, selbstständig und schneller Zufriedenheit zu erlangen, ohne den Helpdesk kontaktieren zu müssen ²¹. Diese Funktionen steigern die Effizienz und Produktivität im Unternehmen, indem sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, alltägliche Aufgaben eigenständig zu erledigen.

Mitarbeiterportal einrichten

Ein gut strukturiertes Mitarbeiterportal bildet die Grundlage für effektive Self-Service-Funktionen. Microsoft SharePoint eignet sich hervorragend als Basis für ein unternehmensinternes Intranet. Auf einer personalisierten Startseite finden Mitarbeiter relevante Informationen, Neuigkeiten und Dokumente ²². Durch die Integration verschiedener Kommunikationstools wie Diskussionsforen, Blogs und Wikis wird der Informationsaustausch erleichtert und die interne Kommunikation verbessert ²².

Um die Akzeptanz des neuen Portals zu erhöhen, empfiehlt es sich, einen Kreis von Testnutzern an der Entwicklung und Ausarbeitung der Funktionalitäten zu beteiligen ²³. Dies stellt sicher, dass die angebotenen Funktionen den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und im Arbeitsalltag verankert werden.

Formulare und Workflows für HR-Prozesse

Die Implementierung von Workflows in SharePoint ermöglicht es Unternehmen, konsistente Geschäftsprozesse durchzusetzen und die betriebliche Effizienz zu verbessern ²⁴. Für HR-Prozesse können spezielle Formulare und Workflows entwickelt werden, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern ²³.

Microsoft Flow (jetzt Power Automate) bietet die Möglichkeit, den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren. Beispielsweise kann ein Workflow eingerichtet werden, der bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters automatisch die erforderlichen Informationen in eine Onboarding-Liste einträgt und E-Mails an die zuständigen Abteilungen sendet ²⁵.

Für die Erstellung von Umfragen und Abstimmungen eignet sich Microsoft Forms. Diese Online-Anwendung ermöglicht es den Mitarbeitern, jederzeit und von jedem Gerät auf die Umfragen zuzugreifen ²⁵. Dies ist besonders nützlich, um Feedback zu aktuellen Prozessen einzuholen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Lesebestätigungen einholen

In modernen Intranets ist es oft notwendig, sicherzustellen, dass wichtige Informationen von den richtigen Personen gelesen und verstanden werden. Lesebestätigungen bieten eine effektive Möglichkeit, dies zu überprüfen.

Dabei sind folgende Punkte wesentlich:

1. Nachweis der Kenntnisnahme: Lesebestätigungen bieten eine klare Rückmeldung darüber, wer welche Informationen gelesen hat. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Dokumente oder sicherheitsrelevante Anweisungen.
2. Erhöhte Verantwortlichkeit: Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Lesebestätigung erwartet wird, nehmen sie die Inhalte ernster und sind eher geneigt, sich mit den Informationen auseinanderzusetzen.
3. Effiziente Kommunikation: Lesebestätigungen helfen dabei, sicherzustellen, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden, und ermöglichen es, gezielt nachzufassen, wenn jemand die Informationen noch nicht gelesen hat.
4. Nachweispflicht bei Unterweisungsdokumenten / Informationen

IT-Helpdesk und Wissensdatenbank

Eine effektive Wissensdatenbank ist ein zentraler Bestandteil des Self-Service-Ansatzes. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, selbstständig Antworten auf ihre Fragen oder Lösungen für Probleme zu finden. Mozzaik365 stellt ein Wissensmanagementmodul bereit, das den Benutzern den Zugang zu den unternehmensinternen Wissensdatenbanken ermöglicht. Durch eine leistungsstarke semantische Suchmaschine und die Verwaltung von Schlüsselwörtern wird die schnelle und effiziente Suche nach relevanten Informationen deutlich erleichtert ²¹.

Für komplexere Anfragen können Automatisierungstools wie Power Automate genutzt werden. Diese Tools ermöglichen die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch die Integration mit verschiedenen Microsoft-Tools. Dadurch können beispielsweise Anfragen protokolliert, Dashboards automatisch aktualisiert und Warnungen per E-Mail oder über einen Teams-Kanal generiert werden ²¹.

Die Identifizierung von Experten zu bestimmten Themen ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Self-Service-Ansatzes. Dies ermöglicht den Zugang zu mehr Informationen und fördert gleichzeitig die Anerkennung der Expertise einzelner Mitarbeiter ²¹.

Durch die Implementierung dieser Self-Service-Funktionen können Unternehmen die Effizienz ihrer internen Prozesse erheblich steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter verbessern.

Messung und Optimierung der Intranet-Nutzung

Die systematische Erfassung und Auswertung von Nutzungsdaten ist entscheidend für den Erfolg eines modernen Intranets. Durch die Analyse des Nutzerverhaltens können Unternehmen die Effizienz ihrer internen Kommunikation steigern und die Benutzerfreundlichkeit ihrer Plattform kontinuierlich verbessern.

Wichtige KPIs für Intranets

Um die Wirksamkeit eines Intranets zu messen, ist es wichtig, relevante Key Performance Indicators (KPIs) zu definieren und zu überwachen. Zu den direkten KPIs gehören:

1. Anzahl der Seitenaufrufe
2. Anzahl der einzelnen Nutzer
3. Anzahl und Dauer der Sitzungen
4. Menge der eingestellten, gesuchten und angesehenen Inhalte
5. Interaktionen mit der Unternehmenskommunikation (Likes, Kommentare)

Indirekte KPIs, die Aufschluss über die Effizienz des Intranets geben können, umfassen:

• Anzahl der beim Helpdesk eingegangenen Anfragen
• Anzahl der E-Mails an Kollegen mit der Bitte um Informationen ²⁶

Diese KPIs helfen dabei, die Nutzung und den Einfluss des Intranets auf die Produktivität des Unternehmens zu quantifizieren.

Analyse-Tools in SharePoint

SharePoint stellt integrierte Werkzeuge zur Verfügung, um die Nutzung des Intranets zu analysieren. Als Websitebesitzer haben Sie Zugriff auf detaillierte Daten zur Interaktion der Benutzer mit Ihrer Seite. Dazu gehören:

• Eindeutige Aufrufer: Gesamtzahl der einzelnen Besucher
• Websitebesuche: Anzahl der Besuche in den letzten 7, 30 und 90 Tagen
• Durchschnittliche Zeit pro Benutzer: Trend der tatsächlichen Aktivität auf Seiten
• Beliebte Inhalte: Meistbesuchte Seiten, Nachrichtenbeiträge und Dokumente
• Websitedatenverkehr: Stündlicher Trend der Besuche
• Beliebte Plattformen: Verteilung der Besuche nach Gerätetyp ²⁷

Diese Daten können über die Option "Analytics“ in der neben den Page Details eingesehen werden.

Moderne Intranet-Lösungen wie Omnia intranet und Mozzaik365 bieten erweiterte Analysemöglichkeiten. Sie ermöglichen es, Daten über die standardmäßige 90-Tage-Grenze von SharePoint hinaus zu betrachten und Informationen nach Standort und Abteilung zu filtern ²⁸.

Kontinuierliche Verbesserung basierend auf Daten

Die gesammelten Daten bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Optimierung des Intranets. Durch die Analyse von Nutzungsmustern können Unternehmen:

1. Engpässe und Performance-Probleme identifizieren
2. Die Benutzerfreundlichkeit verbessern
3. Ressourcen zielgerichteter zuweisen
4. Personalisierte Benutzererfahrungen schaffen
5. Inhalte bereinigen und besser organisieren
6. Kosten einsparen durch effizientere Ressourcennutzung ²⁹

Um die Akzeptanz des Intranets zu fördern, ist es ratsam, die Performance-Daten direkt in SharePoint zu integrieren. Dies erhöht die Sichtbarkeit und motiviert zur Zusammenarbeit ³⁰. Zusätzlich kann die Einbeziehung von Kollegen in die Analyse der Daten das Verständnis für das System fördern und zu einer höheren Akzeptanz führen.

Es ist wichtig zu beachten, dass bei der Datenerfassung und -analyse der Datenschutz gewährleistet sein muss. Moderne Analytics-Lösungen wie Intranet Analytics sammeln Informationen anonym und ohne Speicherung persönlicher Daten, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen ²⁸.

Fazit

Die Implementierung moderner Intranet-Lösungen mit Microsoft SharePoint hat einen tiefgreifenden Einfluss auf die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen. Durch die sorgfältige Gestaltung der Informationsarchitektur, die Förderung des Mitarbeiterengagements und die Einführung von Self-Service-Funktionen können Organisationen ein digitales Arbeitsumfeld schaffen, das die Produktivität steigert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Lösungen wie Omnia intranet und Mozzaik365 bieten zusätzliche Möglichkeiten, um SharePoint-Intranets in leistungsfähige Digital Workplaces zu verwandeln.

Um den langfristigen Erfolg eines Intranets zu gewährleisten, ist es wichtig, seine Nutzung kontinuierlich zu messen und zu optimieren. Durch die Analyse relevanter KPIs und die Nutzung integrierter Analyse-Tools können Unternehmen datenbasierte Entscheidungen treffen, um ihr Intranet stetig zu verbessern. Dies führt zu einer Plattform, die sich an die sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter anpasst und einen echten Mehrwert für das Unternehmen schafft.

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Referenzen

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