Warum benötigen wir ein Intranet?

Häufig besteht für einen Product Owner die Herausforderung, die richtigen Argumente zur Anschaffung eines Intranets zu finden. Gewöhnlich basiert die Argumentation auf Business Cases - die zu erstellen schwierig sein kann. Es gibt aber eine passendere Herangehensweise. Diese soll in diesem Beitrag erläutert werden.

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Einleitung

Die Intranet-Verantwortlichen in einem Unternehmen, z.B. aus der internen Kommunikation, Personalabteilung oder anderen, stehen nicht selten vor der Herausforderung, Investitionsmittel für eine neue Lösung oder die Verbesserung der existierenden Lösung zu beantragen. Dieser Artikel soll diesem Personenkreis Unterstützung bieten und Argumente dafür liefern, warum ein neues Intranet oder eine verbesserte Lösung eine gute Investition ist.

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Der Business Case als Argumentationsgrundlage – schwer messbar und erstellbar

Bei der Etablierung neuer IT-Systeme greifen viele Organisationen nach Gewohnheit auf die Anforderung, dass ein Business Case zeigen muss, dass ein neues Intranet eine gute Investition ist. Er soll häufig zeigen, dass ein Intranet sofortige Produktivitätssteigerungen für die Mitarbeiter bringt. Dies zu quantifizieren kann oft eine Herausforderung sein: was trägt bessere Kommunikation, besserer Wissensaustausch und verstärkte digitale Zusammenarbeit direkt zu einer höheren Produktivität bei? Die meisten Menschen werden wahrscheinlich nicht daran zweifeln, dass dieser Effekt exisitiert - aber wie soll er quantifiziert werden? Für eine genaue Auswertung müsste man das Verhalten der Mitarbeiter messen und ihren Zeitaufwand in Bezug auf Suche, wenig effektive Zusammenarbeit und allgemeine "Zeitfresser" analysieren, um sehen zu können, was eine bessere digitale Unterstützung bewirken könnte. Dies ist im Prinzip möglich - aber die Untersuchung und Gestaltung des Business Cases wird wohl die Investition in das neue Intranet selbst übersteigen und damit zu einem schlechten Ansatz. Anstelle dessen werden häufig Annahmen getroffen, z.B.

• "Ein Mitarbeiter verbringt 15 Minuten weniger Zeit pro Tag mit der Suche nach Informationen, wenn die Suchfunktion verbessert würde."
• "Ein Mitarbeiter spart 30 Minuten pro Tag beim Speichern und Abrufen von Dokumenten mit einer besseren digitalen Lösung"
• usw …

Annahmen dieser Art beruhen aber auf einem Bauchgefühl und lassen sich nicht wirklich verifizieren. Sie basieren auch auf dem gleichen Bauchgefühl, das Anfangs gesagt, hat, dass eine bessere digitale Lösung eines Intranets zu einer höheren Produktivität führt.

Wie kann eine mögliche Herangehensweise für die Argumentation, warum ein neues Intranet im Mittelpunkt aller Unternehmen stehen sollte und wichtig ist aussehen? Die nachfolgenden Argumente gelten nicht zuletzt auch für Unternehmen mit mehr als 50 - 100 Mitarbeitern.

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Der hybride Arbeitsplatz

Hybrider Arbeitsplatz - schon fast ein Modewort. Pandemiebedingt bekam das Home Office in den letzten zwei Jahren einen enormen Schub. Um was geht es beim hybriden Arbeitsplatz? "Arbeit ist kein Ort". Obwohl dieser Begriff sehr treffend ist, hilft er, beschreibt er worum es beim neuen hybriden Arbeitsplatz geht, nämlich dass Sie die Möglichkeit haben, auch von zu Hause aus zu arbeiten. In der einfachen Variante geht es bei hybrider Arbeit darum, das zu tun, was man normalerweise tut, man kann es einfach ein paar Tage die Woche von zu Hause aus erledigen, weil man von der eigenen Adresse aus Zugriff auf die Unternehmensdaten und die benötigten Arbeitsmittel hat. Aber damit wird das Thema nur eindimensional betrachtet. Dabei wird der Paradigmenwechsel, den hybrides Arbeiten in Bezug auf die zunehmende Digitalisierung hat, vernachlässigt.

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Der Paradigmenwechsel beim hybriden Arbeiten

Mit dem Wechsel zum hybriden Arbeiten tritt ein weitreichender Paradigmenwechsel in Kraft. Der hybride Arbeitsplatz hat dafür gesorgt, dass Unternehmen nicht mehr um physische Büros herum aufgebaut sind. Bisher haben wir ein Unternehmen immer als eine Ansammlung physischer Standorte gesehen, die wir dann digital miteinander verknüpfen können. Das bedeutet, dass sich Kollegen in Hannover im selben digitalen Netzwerk wie die Kollegen in Hamburg befinden und man problemlos mit ihnen zusammenarbeiten und vertrauliche Gespräche online führen kann. Das kommt der Produktivität und dem Klima zugute, da gleichzeitig die Reisetätigkeit reduziert wird. Aber wenn die Menschen weiter verstreut sind als die physischen Büros und sich nicht mehr in lokalen Knotenpunkten im Unternehmen treffen, was macht dann die Kultur im Unternehmen aus? Was ersetzt den Flurfunk und die Gespräche an der Kaffeemaschine? Wie sollen soziale Normen zwischen Kollegen geschaffen werden? Wie soll der „Ton“ im Unternehmen geschaffen werden?

Die Antwort auf diese Frage: - die Lücke kann nur durch einen digitalen Raum als Ergänzung zum physischen ausgefüllt werden. So wird in der neuen hybriden Welt der digitale Kitt, der das Unternehmen zusammenhält, zu einem tragenden Fundament für die Kultur und damit die interne Kommunikation, Zusammenarbeit, das Teilen von Wissen usw.

Als Grundlage müssen Unternehmen anstelle von physischen Büros solide digitale Lösungen aufbauen. Büros sind nach wie vor wichtig, der Paradigmenwechsel besteht eher darin, dass sie dem digitalen Raum untergeordnet werden. Wenn man eine gute digitale Lösung für alle Mitarbeiter hat, nämlich ihren digitalen Schreibtisch und virtuellen Alltag, dann ist es weniger wichtig, wo man die physischen Knotenpunkte schafft, an denen man sich treffen kann. Ein neuer physischer Standort kann einfach an das Intranet und digital angebunden werden. Im hybriden Digitalen Workplace sitzen Mitarbeiter, die es gewohnt sind, ortsunabhängig zu arbeiten und gleichzeitig die digitalen Tools beherrschen.

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Die hybride Arbeitsweise

In der Diskussion zum hybriden Arbeitsplatz wird häufig auch die hybride Arbeitsweise übersehen, da es auch häufig fälschlicherweise darum geht, zu Hause arbeiten zu können, wann man will. Aber es ist nicht Hybrid, wenn man montags zu Hause arbeitet und dienstags im Büro ist. Die hybride Arbeitsform ist komplexer und beschreibt, dass die einen zu Hause und die anderen im Büro arbeiten.

Zum Beispiel Meetings: sie haben sowohl eine physische als auch eine digitale Dimension. Das Meeting-Management von Hybriden Meetings unterscheidet sich von reinen Online oder physischen Meetings.

Es benötigt eine andere Planung und Nachbereitung, um Hybrid-Meetings zu veranstalten, bei denen alle Beteiligten einbezogen werden. Dies ist die eigentliche Herausforderung. Täglich entstehen viele andere hybride Arbeiten, bei denen das Gespräch im Büro durch Online-Chats und die Zusammenarbeit in Projekten ergänzt wird, die sowohl mit physisch anwesenden Kollegen besprochen werden als auch online in digitalen Kollaborationsräumen stattfinden.

Ein großer Vorteil der hybriden Form der Zusammenarbeit ist die automatische Bereitstellung einer digitalen Historie, z.B. Aufzeichnung von Online-Meetings, Chatverlauf, sofort geteilte Notizen, direkt und gemeinsam erstellte Dokumente etc.

Die hybride Arbeitsweise zeigt die Notwendigkeit eines Intranets für die Mitarbeiter, das ihr virtueller Treffpunkt ist, zu einem wichtigen Baustein im gesamten digitalen Fundament des Unternehmens wird. Insbesondere dann, wenn man in einer zunehmend digitalen Zukunft die besten Mitarbeiter gewinnen und an sich binden möchte.

Der moderne Arbeitnehmer

Heutige zukunftsorientierte Mitarbeiter, die in Bezug auf die digitalen Möglichkeiten alles nutzen, kann man auch als moderne Mitarbeiter bezeichnen. Sie sind es aus ihrem Privatleben gewohnt, alles digital über ihr Smartphone erledigen zu können. Hohe Investitionen fließen die Schaffung guter Einkaufserlebnisse, sozialer Plattformen und Selbstbedienungslösungen. Der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg liegt zu 99 % darin, wie gut eine User Experience ist und damit wie intuitiv eine App oder eine Website ist. Die Erwartungen, die hier geweckt werden, nehmen die Mitarbeiter mit an ihren Arbeitsplatz und wenn sie Lösungen und Benutzeroberflächen erleben, die mobil vielleicht nicht funktionieren, nicht intuitiv sind oder sich einfach altmodisch anfühlen, dann werden sie genauso enttäuscht als ob sie ein Büro mit unbequemen Tischen und Stühlen betreten hätten, an denen sie gezwungen waren, 8 Stunden lang zu sitzen, um ihre Arbeit zu erledigen.

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Warum also ein Intranet?

Der primäre Zweck des Intranets ist es, ein digitaler Treffpunkt im Unternehmen zu sein. Insbesondere als primärer interner Kommunikationskanal, als Drehscheibe für die digitale Zusammenarbeit, als täglicher Ausgangspunkt für den virtuellen Alltag usw. Es gibt verschiedene Ausprägungen und Anforderungen in verschiedenen Arten von Unternehmen, aber sie sind alle Variationen desselben Themas.

Das Intranet wird so zum digitalen Kitt, der alle anderen digitalen Systeme zu einem ganzheitlichen Erlebnis für den einzelnen Mitarbeiter verbinden muss. Neben diesem praktischen Zweck kommt dem Intranet auch eine wichtige Rolle als Kulturträger im Unternehmen zu. Die Unternehmenskultur wird nachhaltig durch die Geschichten, die in einem Unternehmen sowohl vom Management als auch von den Mitarbeitern erzählt werden geprägt. Dies sind Faktoren, die die Zusammengehörigkeit im Unternehmen beeinflussen.

Je weniger Reibung der einzelne Mitarbeiter im Intranet erlebt, desto produktiver ist er und desto besser behandelt fühlt er sich. Der digitale Rahmen für den einzelnen Mitarbeiter, den das Intranet als digitale Drehscheibe maßgeblich mitgestalten muss, ist entscheidend dafür, wie wohl sich Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz fühlen, genauso wie der physische Rahmen für ein Gut entscheidend ist Arbeitsklima im Büro.

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>> Dieser Artikel wurde zuerst auf LinkedIn veröffentlicht und ist dort hinter diesem Link zu finden: https://www.linkedin.com/pulse/warum-ben%25C3%25B6tigen-wir-ein-intranet-martin-r%25C3%25B6vekamp/

>> Das Titelbild wurde mit Midjourney generiert.

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